De objectenoverzichtspagina vormt het centrale startpunt voor het beheren van objecten binnen KLEKSI. Vanuit deze pagina kun je objecten zoeken, filteren, toevoegen, bewerken, dupliceren en organiseren in collecties, lijsten en procedures.

Ga naar Objecten via het menu aan de linkerzijde om het objectenoverzicht te openen.


Navigatie met tabbladen
Bovenaan de pagina vind je een tabbladenbalk met pagina's die je recent hebt bezocht. Hiermee kun je snel schakelen tussen verschillendeobjectenen onderdelen van het systeem.

Rechts naast de tabbladen bevindt zich een instellingenknop waarmee je het gedrag van de tabbladen kunt aanpassen.

Je kunt kiezen uit:

• Alleen het laatst geopende tabblad tonen.
• Iedere bezochte pagina als nieuw tabblad openen.
• Pagina's vastzetten als favoriet zodat ze altijd zichtbaar blijven.

Vastgepinde tabbladen blijven beschikbaar totdat je ze handmatig verwijdert.


Collectie selecteren
Boven het overzicht bevindt zich een dropdownmenu met alle collecties waarvoor je toegang hebt.

Selecteer een collectie om uitsluitend de objecten te bekijken die aan deze collectie zijn gekoppeld.

Wanneer je een andere collectie selecteert, wordt het overzicht automatisch bijgewerkt.

Dit maakt het eenvoudig om grote aantallen objecten te beheren en snel tussen verschillende collecties te schakelen.


Een nieuw object toevoegen
Met de + knop kun je een nieuw object aanmaken.


Een object aanmaken

1. Klik op de + knop.
2. Voer een titel in voor het object.
3. Selecteer één of meerdere collecties.
4. Kies het gewenste objecttype.
5. Klik op Opslaan.

Voorbeelden van objecttypen zijn:

• Schilderij
• Sculptuur
• Boek
• Foto
• Publicatie
• Audiovisueel object

Na het opslaan wordt het object geopend in de objectbeheerpagina.


Belangrijk: Objecttype kan niet worden gewijzigd
Het gekozen objecttype bepaalt welke groepen, elementen en velden beschikbaar zijn voor het object.

Omdat ieder objecttype een eigen structuur heeft, kan het objecttype na het aanmaken niet meer worden gewijzigd.

Wanneer per ongeluk een verkeerd objecttype is gekozen, moet het object opnieuw worden aangemaakt met het juiste objecttype.


Uitgebreid zoeken en filteren
Naast de + knop bevindt zich de uitgebreide zoekfunctie.

Met deze functie kun je objecten zoeken op:

• Titel
• Inventarisnummer
• Objecttype
• Collectie
• Veldwaarden
• Keuzelijsten
• Datums
• Relaties
• En vele andere criteria

Voor een uitgebreide uitleg verwijzen wij naar de documentatie van de Geavanceerde zoekfunctie.


Dynamische lijsten genereren
Rechts naast de zoekfunctie bevindt zich een knop waarmee je van de huidige zoekresultaten direct een dynamische lijst kunt maken.

Een dynamische lijst blijft automatisch bijgewerkt. Wanneer nieuwe objecten voldoen aan de ingestelde zoekcriteria worden deze automatisch aan de lijst toegevoegd.

Meer informatie hierover vind je in de documentatie van Lijsten beheren.


Kolommen instellen
Met de knop Kolommen instellen kun je bepalen welke gegevens in het overzicht zichtbaar zijn.

Je kunt onder andere:

• Kolommen toevoegen of verwijderen.
• De volgorde van kolommen aanpassen.
• De grootte van thumbnails wijzigen.
• Een overzicht afstemmen op een specifiek objecttype.

Hierdoor kun je een overzicht creëren dat aansluit op jouw werkzaamheden.

Zoekgeschiedenis
Via de klokknop open je de zoekgeschiedenis.

De zoekgeschiedenis bewaart:

• Ingestelde filters.
• Zoekopdrachten.
• Geselecteerde kolommen.
• Sorteerinstellingen.

Hierdoor kun je eenvoudig terugkeren naar eerder gebruikte overzichten.


Favoriete zoekopdrachten
Iedere zoekopdracht kan als favoriet worden opgeslagen.

Dit is bijzonder handig wanneer je regelmatig met verschillende soorten collecties werkt.

Voorbeeld
Je beheert zowel boeken als schilderijen.

Voor boeken heb je bijvoorbeeld de kolommen:

• Auteur
• Uitgever
• Jaar van uitgave
• ISBN

Voor schilderijen gebruik je:

• Vervaardiger
• Datering
• Techniek
• Materiaal

Door beide zoekopdrachten als favoriet op te slaan kun je met één klik wisselen tussen beide werkomgevingen. Niet alleen de filters worden hersteld, maar ook de bijbehorende kolomindeling.

Hierdoor kun je KLEKSI aanpassen aan verschillende werkprocessen zonder telkens opnieuw instellingen te hoeven wijzigen.


Objecten in het overzicht beheren
In het overzicht zie je achter ieder object verschillende actieknoppen.


Object bewerken
Met de eerste knop open je de objectbeheerpagina van het betreffende object.

Hier kun je alle gegevens, media, relaties en instellingen beheren.


Meer acties
Naast de bewerkknop bevindt zich een menu met aanvullende acties.

Beschikbare opties zijn:

• Object dupliceren
• Object toevoegen aan statische lijst
• Object verwijderen

Object dupliceren
Wanneer je kiest voor Object dupliceren, wordt een dialoogvenster geopend.

Hier kun je aangeven hoeveel kopieën van het object moeten worden aangemaakt.

Klik vervolgens op Record clonen om de duplicatie uit te voeren.

Alle objectgegevens worden hierbij overgenomen.


Automatische objectnummers
Wanneer je gebruikmaakt van een autonummeringsveld, krijgen de nieuwe objecten automatisch een opvolgend nummer toegewezen.

Voorbeeld
Origineel object:

• 125

Nieuwe objecten:

• 126
• 127
• 128

Hierdoor hoef je objectnummers niet handmatig aan te passen.


Handmatige nummering
Wanneer objectnummers worden beheerd via een regulier tekstveld, worden de waarden gekopieerd zoals ze in het originele object stonden.

In dat geval dien je de objectnummers zelf aan te passen.


Nieuwe objecten terugvinden
Nieuw gedupliceerde objecten zijn eenvoudig terug te vinden.

Voeg indien nodig de kolom Aangemaakt op toe aan het overzicht en sorteer aflopend.

De meest recent aangemaakte objecten verschijnen dan bovenaan.


Recent gewijzigde objecten bekijken
Wil je zien welke objecten onlangs zijn gewijzigd?

Voeg dan de kolom Aangepast op toe aan het overzicht.

Sorteer vervolgens op deze kolom om direct de meest recent gewijzigde objecten te bekijken.

Wanneer de kolom nog niet zichtbaar is:

• Klik op Kolommen instellen.
• Zoek naar Aangepast op.
• Voeg de kolom toe.
• Sla de instellingen op.

Object toevoegen aan een statische lijst
Via het actiemenu kun je een object toevoegen aan een bestaande statische lijst.

Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld:

• Een tentoonstelling voorbereidt.
• Een selectie voor onderzoek maakt.
• Een export wilt samenstellen.
• Tijdelijke verzamelingen wilt beheren.

Na het selecteren van de lijst wordt het object direct toegevoegd.

Object verwijderen
Wanneer een object niet langer nodig is, kun je dit verwijderen via het actiemenu.

Om onbedoelde verwijderingen te voorkomen vraagt KLEKSI om bevestiging voordat het object definitief wordt verwijderd.

Controleer altijd zorgvuldig of het object niet meer nodig is voordat je deze actie uitvoert.


Belangrijk
Het objectenoverzicht is volledig aanpasbaar aan jouw werkwijze. Door gebruik te maken van zoekfilters, favoriete zoekopdrachten, kolominstellingen en dynamische lijsten kun je snel schakelen tussen verschillende collecties, objecttypen en werkzaamheden. Hierdoor blijft ook het beheer van grote collecties overzichtelijk en efficiënt.