Veel gestelde vragen

Heeft u vragen over het KLEKSI collectie beheersysteem? Hieronder treft u de vragen aan die het meest aan ons gesteld worden. Staat uw vraag er niet bij en heeft u nog meer vragen? Neem dan gerust contact op via het contactformulier op deze website. Wij beantwoorden graag al uw vragen.

  • Is KLEKSI betaalbaar voor organisaties met beperkte middelen?

    Onze prijsstructuur is gebaseerd op het daadwerkelijke gebruik van onze diensten, wat afhankelijk is van de hoeveelheid objecten/beschrijvingen in het systeem of de hoeveelheid data die wordt verwerkt. Deze benadering stelt ons in staat om concurrerende tarieven aan te bieden die geschikt zijn voor verschillende gebruiksscenario's. Voor organisaties met beperkte budgetten heeft KLEKSI instappakketten ontwikkeld die kostenefficiënt zijn.

    Het onderscheid tussen instappakketten en standaardpakketten ligt voornamelijk in de toegewezen MB's per beschrijving/object. Houd er rekening mee dat instappakketten geen ondersteuning bieden voor specifieke procedures zoals bruikleen, restauraties, conservering, en dergelijke. Deze pakketten zijn ontworpen om tegemoet te komen aan de basisbehoeften tegen een voordelig tarief, terwijl onze reguliere pakketten een breder scala aan functionaliteiten en mogelijkheden bieden voor uitgebreider beheer.

  • Is KLEKSI multi-tenant en kan het een groot aantal klanten aan?

    KLEKSI is een cloudgebaseerde toepassing (SaaS) die van nature geschikt is voor diverse gebruikersscenario's. Het systeem is ontworpen met schaalbaarheid als kern, waardoor de snelheid niet wordt beïnvloed, zelfs niet wanneer meer klanten zich aansluiten. Dankzij geavanceerde load balancing wordt de werklast efficiënt verdeeld over meerdere servers, wat resulteert in optimale prestaties. Bovendien kan het systeem automatisch op- en afschalen, waardoor consistente hoge prestaties worden gegarandeerd, ongeacht de gebruikersbelasting. Met onbeperkte gebruikersmogelijkheden biedt KLEKSI een flexibele en betrouwbare oplossing voor al uw behoeften.

  • Is KLEKSI ook in andere talen beschikbaar?

    Ja, KLEKSI is in elke gewenste taal verkrijgbaar. KLEKSI is ontwikkeld om een intuïtieve en gebruiksvriendelijke ervaring te bieden, ongeacht de taalvoorkeur van een gebruiker. Of je nu informatie wilt opzoeken, content wilt creëren of samenwerken met anderen, KLEKSI biedt een veelzijdige en aanpasbare omgeving die voldoet aan jouw specifieke taalbehoeften.

    We begrijpen het belang van culturele diversiteit en taaldiversiteit, en daarom hebben we ervoor gezorgd dat KLEKSI geschikt is voor gebruikers over de hele wereld. Met ondersteuning voor meerdere talen kunnen gebruikers zich comfortabel voelen en de volledige functionaliteit van het systeem benutten, ongeacht hun taalachtergrond.

  • Is het mogelijk om functionaliteiten te configureren en welk effect heeft dat op de kostprijs?

    KLEKSI is zo ontworpen en ingericht dat klanten hun eigen omgeving kunnen vormgeven. Hierdoor is KLEKSI heel flexibel en zijn er diverse structuren en toepassingen mogelijk in het systeem. Er zitten geen extra kosten verbonden aan het zelf configureren van functionaliteiten.

  • Is het mogelijk om diverse interfaces (met andere sets van velden) te voorzien naargelang de doelgroep of type erfgoed?

    Het is in KLEKSI mogelijk om zelf interfaces te configureren voor elke gewenste structuur. Hierdoor zijn diverse toepassingen mogelijk voor KLEKSI. Er zitten geen extra kosten verbonden aan het zelf configureren van interfaces. Ook kunt u interfaces als favoriet opslaan zodat u makkelijk kunt switchen tussen de ene en de andere interface.

  • Hoe zit het met de migratie-aanpak, tooling en ondersteuning?

    KLEKSI is bezig met het ontwikkelen van tools waarmee data van diverse systemen eenvoudig in KLEKSI kunnen worden geïmporteerd. Omdat KLEKSI erg flexibel is met de data structuren zijn vrijwel alle systemen compatibel met KLEKSI.

  • Welke kosten moeten wij rekening houden voor updates?

    KLEKSI zal altijd in ontwikkeling blijven. Omdat het een SaaS toepassing is zullen alle klanten hier profijt van hebben. De update kosten zitten standaard in de licenties verwerkt.

  • Bestaat er een mogelijkheid tot het delen, hergebruiken en linken van data?

    KLEKSI maakt gebruik van Linked Open Data waarmee KLEKSI voldoet aan de Nederlandse standaard: DERA (Digitale Erfgoed Referentie Architectuur) van het NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed). Hierdoor wordt uw publieke data gepubliceerd via een SparQL-endpoint en daardoor toegankelijk en doorzoekbaar gemaakt voor bijvoorbeeld onderzoekers

  • Hoe wordt de data ontsloten op onze webpagina?

    KLEKSI levert standaard een (op maat gemaakte) frontend. Deze is eenvoudig te installeren (eventueel door ons) op uw website. Indien gewenst kunnen wij een API aanbieden. In de frontend zit een resultatenpagina, een detailpagina per object en een snelle geavanceerde zoekfunctie.

  • Hoe zit het met importmogelijkheden en offline-gebruik?

    KLEKSI verzorgt het importeren van uw data voor een zo naadloos mogelijke overgang. Omdat het een cloudtoepassing betreft is het niet mogelijk om compleet offline te werken. Hierdoor is uw data veiliger omdat het niet lokaal is opgeslagen.

    De mogelijkheid om deels offline te werken staat op onze roadmap. Hierdoor kunt u dan in het geval van een tijdelijke internet storing blijven door werken.

  • Is er een mogelijkheid tot het integreren met andere applicaties?

    Het is in theorie mogelijk om elk systeem te koppelen aan KLEKSI. Hiervoor hebben wij meer informatie nodig om tot een gedetailleerd antwoord te kunnen komen dat aansluit aan de applicatie die u wenst te integreren.

  • Hoe zit het met de flexibiliteit van het datamodel?

    KLEKSI biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn eigen datamodel in te stellen en aan te passen waardoor vrijwel alle data in KLEKSI past.

  • Hoeveel versies zijn er van KLEKSI?

    Van KLEKSI bestaat er altijd maar 1 versie. KLEKSI wordt continu voor u doorontwikkeld. U heeft dus nooit een verouderd systeem en altijd de laatste versie. Ook klanten met op maat ontwikkelde functies hebben dezelfde versie. De op maat ontwikkelde functies staan daar los van.

  • Kan KLEKSI gekoppeld worden aan onze bestaande website?

    Ja, KLEKSI kan aan elke website worden gekoppeld of in een (bestaande) website worden geïntegreerd.

  • Onze website wordt door een extern bureau of systeembeheerder onderhouden. Hoe verloopt de communicatie?

    Indien uw website door een externe partij of door een systeembeheerder wordt onderhouden dan hoeft u niet als tussenpersoon te fungeren. Mochten er wijzigingen nodig zijn dan nemen wij (uiteraard met uw goedkeuren) rechtstreeks contact op met de externe partij. Wij proberen u zoveel mogelijk te ontzorgen zodat u zich kunt blijven focussen op uw werkzaamheden.

  • Onze data staat opgeslagen in de cloud, blijven wij eigenaar over onze data?

    Ja, u blijft te allen tijde eigenaar van uw data. Wij hebben gekozen voor de cloud servers van Amazon. Één van de reden is dat Amazon Web Services (AWS) standaardcontractvoorwaarden biedt conform de nieuwe Europese wet- en regelgeving rondom data en privacy. Zo blijft uw data binnen Europa en wordt deze daarnaast versleuteld opgeslagen zodat derde partijen geen gebruik kunnen maken van uw data.

  • Hoeveel collecties kan ik aanmaken?

    U kunt ongelimiteerd collecties en subcollecties aanmaken in KLEKSI. Objecten of beschrijvingen kunt u vervolgens aan 1 of meerdere (sub)collecties koppelen.

  • Kan ik ook subcollecties maken?

    Ja, het is mogelijk om onbeperkt subcollecties aan te maken. U kunt ook subcollecties binnen subcollecties binnen subcollecties creëren, en dit proces kan eindeloos worden herhaald.

  • Worden afbeeldingen in hoge resolutie opgeslagen?

    Ja, de afbeeldingen die u uploadt naar de DAM / filemanager blijven in hun oorspronkelijke staat behouden. Wanneer u ervoor kiest om een afbeelding te koppelen aan een object, wordt automatisch een nieuwe (jpg) afbeelding gegenereerd zonder enig verlies van kwaliteit. Deze geoptimaliseerde afbeelding minimaliseert het dataverkeer tijdens het gebruik van KLEKSI en zorgt ervoor dat bezoekers van de frontend van uw website worden ontlast van lange laadtijden.

  • Wat gebeurt er met de originele afbeeldingen die ik in KLEKSI plaats?

    Afbeeldingen die u uploadt naar de DAM / filemanager blijven in hun oorspronkelijke staat behouden. Wanneer u ervoor kiest om een afbeelding te koppelen aan een object, wordt automatisch een nieuwe (jpg) afbeelding gegenereerd zonder enig verlies van kwaliteit. Deze geoptimaliseerde afbeelding minimaliseert het dataverkeer tijdens het gebruik van KLEKSI en zorgt ervoor dat bezoekers van de frontend van uw website worden ontlast van lange laadtijden.

  • Wordt de originele afbeelding gebruikt voor de deep zoom functie?

    De deep zoomfunctie genereert nieuwe afbeeldingen (blokken) vanuit het originele beeld. Deze techniek verdeelt de afbeelding in blokken die afzonderlijk worden geladen, waardoor een vloeiende en naadloze navigatie mogelijk is, zelfs bij extreem hoge resoluties. Gebruikers kunnen eenvoudig inzoomen, uitzoomen en rondscrollen zonder enige vertraging of hapering.

    Met deep zoom kunnen afbeeldingen op uitzonderlijk hoge resolutie worden bekeken, waardoor gebruikers details en kleine elementen kunnen verkennen zonder concessies te doen aan de kwaliteit.

    In tegenstelling tot het volledig laden van de afbeelding in één keer, laadt deep zoom alleen het momenteel zichtbare deel van de afbeelding. Dit resulteert in aanzienlijk verminderde laadtijden, vooral bij omvangrijke afbeeldingen. Uw bezoekers hoeven niet te wachten tot de gehele afbeelding is geladen voordat ze deze kunnen bekijken, wat resulteert in een verbeterde gebruikerservaring.

    Doordat de originele afbeelding wordt opgedeeld in blokken en alleen de noodzakelijke delen worden geladen, wordt ook opslagruimte bespaard. Dit is bijzonder handig bij het beheren van uitgebreide collecties afbeeldingen of het hosten van afbeeldingen op een website, waardoor efficiënter gebruik wordt gemaakt van serverbronnen.

  • Hoeveel tijd support heb ik recht per maand?

    Standaard heeft u per maand een half uur recht op support. Ook hier geldt een fair-use-policy. Indien u incidenteel langer support nodig heeft dan wordt dit niet bij u in rekening gebracht. Heeft uw organisatie strucureel meer support nodig per maand dan zullen wij dit met u bespreken en hierover afspraken met u maken.

  • Ik heb speciale wensen ten aanzien van KLEKSI, kunnen die geïntegreerd worden?

    Ja, KLEKSI wordt continu door ons doorontwikkeld. In samenwerking met musea en erfgoedinstellingen worden nieuwe functies ontwikkeld die ook voor andere organisaties daarna beschikbaar zijn. Op deze manier maken we samen met u het beste collectie registratiesysteem dat verkrijgbaar is. Heeft u specifieke wensen die alleen voor uw organisatie van toepassing zijn dan zullen we samen met u de mogelijkheden bespreken.

  • Hoeveel objecten kan ik in KLEKSI plaatsen?

    In principe ongelimiteerd, dit is echter afhankelijk van de licentie waarvoor u heeft gekozen.

  • Welk soort objecten kan ik documenteren?

    KLEKSI is primair ontworpen voor gebruik in musea, archieven en erfgoedinstellingen die zich bezighouden met het archiveren en documenteren van objecten en beschrijvingen uit de oudheid. Het systeem is buitengewoon flexibel en kan worden geconfigureerd voor vrijwel elk type object of beschrijving. Met KLEKSI kunt u specifieke onderwerpen definiëren, elk met een eigen set velden waarvan u de veldtypen naar wens kunt aanpassen. De veelzijdigheid van KLEKSI maakt het geschikt voor een breed scala aan toepassingen, waardoor het een waardevol instrument is voor een diverse doelgroep.

  • Kan een bezoeker van onze website in onze database zoeken?

    Ja, bezoekers van uw website kunnen eenvoudig zoeken op woorden. Onze geavanceerde zoekfunctionaliteit is mogelijk gemaakt door de implementatie van elasticsearch. Hierdoor worden zelfs bij typefouten suggesties weergegeven aan uw bezoekers, waardoor de zoekervaring geoptimaliseerd wordt. Bovendien biedt de KLEKSI frontend een krachtige filteroptie waarmee bezoekers objecten kunnen filteren op basis van verschillende eigenschappen. Hiermee krijgen ze snel toegang tot de specifieke informatie die ze zoeken.

  • Kan ik meerdere afbeeldingen aan een object toevoegen?

    Ja, het is mogelijk meerdere afbeeldingen bij een object te plaatsen. Daarnaast kunt u ook afbeeldingen toevoegen die u niet openbaar wilt maken, zoals afbeeldingen van gebreken of van restauraties die u wilt documenteren.

  • Kan ik zelf categorieën en subcategoriën aanmaken?

    Ja, in KLEKSI zijn standaard categorieën en subcategorieën al voor u ingesteld. Deze kunt u zelf naar eigen wens beheren en eventueel toevoegen of verwijderen.

  • Kunnen bezoekers van onze website de collectie met vrienden en bekenden delen?

    Ja, elke collectie en elk object kan via social media met vrienden en bekenden gedeeld worden.

  • Zijn alle objecten en gegevens openbaar voor bezoekers van onze website?

    Nee, u kunt bij elk object of objectgegeven aangeven of deze wel/niet openbaar gemaakt mag worden.

  • Ik wil mijn collectie niet openbaar maken. Kan dat?

    Ja, u kunt KLEKSI ook alleen voor 'intern gebruik' gebruiken.

  • Kan ik de Frontend van KLEKSI zelf aan mijn site toevoegen?

    Zeker! U krijgt van ons een gebruiksvriendelijke widget, samengesteld uit slechts drie regels code. U (of uw websitebouwer) kunt deze eenvoudig zelf implementeren op uw website, of indien gewenst, kunnen wij dit kosteloos voor u regelen. Onze widget wordt op afstand onderhouden en voorzien van updates en nieuwe functies. Als het gaat om nieuwe functies, is het slechts nodig dat u deze zelf activeert.

  • Wat kost KLEKSI?

    De kosten zijn afhankelijk van de installatie en het abonnement dat u gekozen heeft. Meer informatie hierover vindt u op de pagina "Prijsstelling".

  • Kunnen gegevens uit mijn huidige systeem worden geïmporteerd?

    Ja, wij kunnen de data uit uw bestaande collectie beheersysteem voor u overzetten naar KLEKSI.

  • Is het mogelijk om een eigen backup op onze locatie te krijgen?

    Zeker, het is mogelijk tegen een meerprijs. We staan klaar om met u de verschillende opties en bijbehorende kosten te bespreken, zodat we uw specifieke behoeften voor realisatie en dataverkeer goed begrijpen. Bovendien werken we samen met een betrouwbare partner op het gebied van on-premises storage. We stellen het zeer op prijs als we u met hen in contact kunnen brengen en een naadloze koppeling kunnen realiseren.

Veelgestelde vragen over data

Hieronder treft u de vragen aan die het meest aan ons gesteld worden over de opslag van data. Staat uw vraag er niet bij en heeft u nog meer vragen? Neem dan gerust contact op via het contactformulier op deze website. Wij beantwoorden graag al uw vragen.

  • Blijft de data eigendom van het museum of de erfgoedorganisatie?

    Ja, de data blijft te allen tijde eigendom van het museum of de erfgoedorganisatie.

  • Wie heeft toegang tot de data?

    Wij hebben de volledige controle over de inhoud die u via KLEKSI uploadt naar de AWS-services. AWS biedt een geavanceerde set toegangs-, coderings- en logboekfuncties zodat wij dit effectief kunnen toepassen. AWS biedt API's om toegangsbeheermachtigingen te configureren voor alle services die wij ontwikkelen. AWS heeft geen toegang tot en kan uw inhoud voor geen enkel doel zonder onze toestemming gebruiken. AWS gebruikt uw inhoud nooit en haalt er nooit informatie uit voor marketing- of reclamedoeleinden.

  • Waar wordt de data opgeslagen?

    Wij hebben voor KLEKSI Europa als AWS-regio ingesteld waarin uw inhoud wordt opgeslagen, alleen op servers binnen Europa repliceren en back-uppen wij uw inhoud. AWS zal deze inhoud niet verplaatsen of repliceren buiten Europa zonder onze toestemming, behalve als dit nodig is om te voldoen aan de wet of een bindend bevel van een overheidsinstantie.

  • Hoe wordt de data beveiligd?

    Wij hebben AWS onder andere gekozen vanwege de toonaangevende coderingsfuncties om uw inhoud tijdens verzending en in rust te beschermen, AWS biedt de mogelijkheid om onze eigen coderingssleutels te beheren. Deze gegevensbeschermingsfuncties omvatten:

    - Mogelijkheden voor gegevenscodering beschikbaar in meer dan 100 AWS-services.
    - Flexibele opties voor sleutelbeheer met behulp van AWS Key Management Service (KMS)

  • Hoe zit het met openbaarmaking van inhoud?

    AWS zal nimmer klantinhoud bekendmaken, tenzij men hiertoe verplicht is om te voldoen aan de wet of een bindend bevel van een overheidsinstantie. Als een overheidsinstantie AWS een verzoek om klantinhoud stuurt, zal men de overheidsinstantie doorverwijzen om die gegevens rechtstreeks bij KLEKSI op te vragen. Als we genoodzaakt zijn om klantinhoud bekend te maken aan een overheidsinstantie, zullen we onze klanten hiervan onmiddelijk in kennis stellen zodat deze in staat is een beschermend bevel of een ander passend rechtsmiddel te zoeken, tenzij dit wettelijk verboden is.

  • Welke beveiligingsgarantie biedt AWS over de data in KLEKSI?

    AWS heeft een beveiligingsgarantieprogramma ontwikkeld dat gebruikmaakt van best practices voor wereldwijde privacy- en gegevensbescherming om u te helpen veilig te werken binnen KLEKSI en om optimaal gebruik te maken van hun beveiligingscontroleomgeving. Deze beveiligings- en controleprocessen worden onafhankelijk gevalideerd door meerdere onafhankelijke beoordelingen van derden.

Voor wie is KLEKSI

KLEKSI is ontworpen voor een breed scala aan gebruikers. Het systeem is ideaal voor organisaties en professionals
die verantwoordelijk zijn voor het beheren, documenteren en registreren van hun collecties en archieven.
Bekijk hieronder voor wie KLEKSI uitkomst kan bieden.