Veel gestelde vragen

Heeft u vragen over het KLEKSI collectie beheersysteem? Hieronder treft u de vragen aan die het meest aan ons gesteld worden. Staat uw vraag er niet bij en heeft u nog meer vragen? Neem dan gerust contact op via het contactformulier op deze website. Wij beantwoorden graag al uw vragen.

  • Is KLEKSI multi-tenant en kan het een groot aantal klanten aan?

    KLEKSI is een cloud toepassing (SaaS) en is van nature geschikt voor multi tenant use cases. Het systeem is schaalbaar ontworpen waardoor er geen impact op de snelheid is als er meer klanten zich aansluiten.

  • Is KLEKSI betaalbaar voor organisaties met beperkte middelen?

    Onze prijzen zijn gebaseerd op basis van het verbruik. Dit is afhankelijk van de hoeveelheid data die in het systeem staat. Hierdoor kunnen wij scherpe prijzen aanbieden voor elke use case. Het is bij KLEKSI niet nodig om zelf server(s) aan te schaffen. Dit regelt KLEKSI voor u.

  • Is het mogelijk om functionaliteiten te configureren en welk effect heeft dat op de kostprijs?

    KLEKSI is zo ontworpen en ingericht dat klanten hun eigen omgeving kunnen vormgeven. Hierdoor is KLEKSI heel flexibel en zijn er diverse structuren en toepassingen mogelijk in het systeem. Er zitten geen extra kosten verbonden aan het zelf configureren van functionaliteiten.

  • Is het mogelijk om diverse interfaces (met andere sets van velden) te voorzien naargelang de doelgroep of type erfgoed?

    Het is in KLEKSI mogelijk om zelf interfaces te configureren voor elke gewenste structuur. Hierdoor zijn diverse toepassingen mogelijk voor KLEKSI.Er zitten geen extra kosten verbonden aan het zelf configureren van interfaces.

  • Hoe zit het met de migratie-aanpak, tooling en ondersteuning?

    KLEKSI is bezig met het ontwikkelen van tools waarmee data van diverse systemen eenvoudig in KLEKSI kunnen worden geïmporteerd. Omdat KLEKSI erg flexibel is met de data structuren zijn vrijwel alle systemen compatibel met KLEKSI.

  • Welke kosten moeten wij rekening houden voor updates?

    KLEKSI zal altijd in ontwikkeling blijven. Omdat het een SaaS toepassing is zullen alle klanten hier profijt van hebben. De update kosten zitten standaard in de licenties verwerkt. Ook het koppelen van third party toepassingen is mogelijk.

  • Bestaat er een mogelijkheid tot het delen, hergebruiken en linken van data?

    KLEKSI maakt gebruik van Linked Open Data waarmee KLEKSI voldoet aan de nederlandse standaard: DERA (Digitale Erfgoed Referentie Architectuur) van het NDE (Nationaal Digitaal Erfgoed). Hierdoor wordt uw publieke data gepubliceerd via een SparQL-endpoint en daardoor toegankelijk en doorzoekbaar gemaakt voor bijvoorbeeld onderzoekers

  • Hoe wordt de data ontsloten op onze webpagina?

    KLEKSI levert standaard een (op maat gemaakte) frontend. Deze is eenvoudig te installeren (eventueel door ons) op uw website. Indien gewenst kunnen wij een API aanbieden. In de frontend zit een resultatenpagina, een detailpagina per object en een snelle geavanceerde zoekfunctie.

  • Hoe zit het met importmogelijkheden en offline-gebruik?

    KLEKSI verzorgt het importeren van uw data voor een zo naadloos mogelijke overgang. Omdat het een cloudtoepassing betreft is het niet mogelijk om compleet offline te werken. Hierdoor is uw data veiliger omdat het niet lokaal is opgeslagen.

    De mogelijkheid om deels offline te werken staat op onze roadmap. Hierdoor kunt u dan in het geval van een tijdelijke internet storing blijven door werken.

  • Is er een mogelijkheid tot het integreren met andere applicaties?

    Het is in theorie mogelijk om elk systeem te koppelen aan KLEKSI. Hiervoor hebben wij meer informatie nodig om tot een gedetailleerd antwoord te kunnen komen dat aansluit aan de applicatie die u wenst te integreren.

  • Hoe zit het met de flexibiliteit van het datamodel?

    KLEKSI biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn eigen datamodel in te stellen en aan te passen waardoor vrijwel alle data in KLEKSI past.

  • Hoeveel versies zijn er van KLEKSI?

    Van KLEKSI bestaat er altijd maar 1 versie. KLEKSI wordt continu voor u doorontwikkeld. U heeft dus nooit een verouderd systeem en altijd de laatste versie. Ook klanten met op maat ontwikkelde functies hebben dezelfde versie. De op maat ontwikkelde functies staan daar los van.

  • Kan KLEKSI gekoppeld worden aan onze bestaande website?

    Ja, KLEKSI kan aan elke website worden gekoppeld of in een (bestaande) website worden geïntegreerd.

  • Onze website wordt door een extern bureau of systeembeheerder onderhouden. Hoe verloopt de communicatie?

    Indien uw website door een externe partij of door een systeembeheerder wordt onderhouden dan hoeft u niet als tussenpersoon te fungeren. Mochten er wijzigingen nodig zijn dan nemen wij (uiteraard met uw goedkeuren) rechtstreeks contact op met de externe partij. Wij proberen u zoveel mogelijk te ontzorgen zodat u zich kunt blijven focussen op uw werkzaamheden.

  • Onze data staat opgeslagen in de cloud, blijven wij eigenaar over onze data?

    Ja, u blijft te allen tijde eigenaar van uw data. Wij hebben gekozen voor de cloud servers van Amazon. Één van de reden is dat Amazon Web Services (AWS) standaardcontractvoorwaarden biedt conform de nieuwe Europese wet- en regelgeving rondom data en privacy. Zo blijft uw data binnen Europa en wordt deze daarnaast versleuteld opgeslagen zodat derde partijen geen gebruik kunnen maken van uw data.

  • Hoeveel collecties kan ik aanmaken?

    Het aantal collecties is afhankelijk van uw licentie. Met de LITE licentie kunt u tot 5 collecties aanmaken, met de BASIC licentie tot 50 collecties en met een PREMIUM of PRO licentie kunt u ongelimiteerd collecties maken.

  • Kan ik ook subcollecties maken?

    Ja, met een PREMIUM of PRO licentie kunt u ongelimiteerd subcollecties maken. Onder elke collectie kunt u meerdere nieuwe subcollectie aanmaken.

  • Worden afbeeldingen in hoge resolutie opgeslagen?

    Ja, afbeeldingen worden wel automatisch verkleind en geoptimaliseerd maar zonder kwaliteitsverlies zodat een lange laadtijd voor bezoekers van uw collectie wordt voorkomen en om dataverkeer te besparen. Het originele bestand dient dan natuurlijk ook een hoge resolutie te zijn.

  • Wat gebeurt er met de originele afbeeldingen die ik in KLEKSI plaats?

    Deze worden onbewerkt opgeslagen in de filemanager. Bij het toevoegen van een nieuw object kunt u de bijbehorende afbeeldingen uit de filemanager selecteren. Er wordt op dat moment een nieuwe kleinere afbeelding gemaakt zonder kwaliteitsverlies om het dataverkeer zo laag mogelijk te houden. Het origineel blijft onaangetast bewaard.

  • Wordt de originele afbeelding gebruikt voor de deep zoom functie?

    Nee, voor de deep zoom functie wordt de originele afbeelding in blokken uitgesneden en in losse delen opgeslagen zodat een lange laadtijd voor bezoekers van uw collectie wordt voorkomen en zodat men de afbeelding toch in een hoge resolutie kan bekijken. Deze techniek is vergelijkbaar met Google maps waar de werledkaart ook in blokken wordt opgedeeld om lange laadtijden te voorkomen.

  • Hoeveel tijd support heb ik recht per maand?

    Standaard heeft u per maand een half uur recht op support. Ook hier geldt een fair-use-policy. Indien u incidenteel langer support nodig heeft dan wordt dit niet bij u in rekening gebracht. Heeft uw organisatie strucureel meer support nodig per maand dan zullen wij dit met u bespreken en hierover afspraken met u maken.

  • Ik heb speciale wensen ten aanzien van KLEKSI, kunnen die geïntegreerd worden?

    Ja, KLEKSI wordt continu door ons doorontwikkeld. In samenwerking met musea en erfgoedinstellingen worden nieuwe functies ontwikkeld die ook voor andere organisaties daarna beschikbaar zijn. Op deze manier maken we samen met u het beste collectie registratiesysteem dat verkrijgbaar is. Heeft u specifieke wensen die alleen voor uw organisatie van toepassing zijn dan zullen we samen met u de mogelijkheden bespreken.

  • Hoeveel objecten kan ik in KLEKSI plaatsen?

    In principe ongelimiteerd, dit is echter afhankelijk van het abonnement waarvoor u heeft gekozen.

  • Welk soort objecten kan ik documenteren?

    KLEKSI is in eerste instantie ontwikkeld voor musea en erfgoedinstellingen die objecten uit de oudheid doen archiveren en documenteren. Momenteel kunnen objecten zoals schilderijen, beelden, tekeningen tot prenten en boeken worden gearchiveerd. Binnenkort is het ook mogelijk om videobestanden en audiobestanden te archiveren en documenteren.

  • Kan een bezoeker van onze website in onze database zoeken?

    Ja, bezoekers van uw website kunnen op woorden zoeken. Hiervoor hebben we elasticsearch geïmplementeerd zodat bij typefouten suggesties getoond worden aan uw bezoekers. Daarnaast biedt de KLEKSI frontend een uitgebreide filteroptie waarmee gefilterd kan worden op eigenschappen van objecten.

  • Kan ik meerdere afbeeldingen aan een object toevoegen?

    Ja, het is mogelijk meerdere afbeeldingen bij een object te plaatsen. Daarnaast kunt u ook afbeeldingen toevoegen die u niet openbaar wilt maken, zoals afbeeldingen van gebreken of van restauraties die u wilt documenteren.

  • Kan ik zelf categorieën en subcategoriën aanmaken?

    Ja, in KLEKSI zijn standaard categorieën en subcategorieën al voor u ingesteld. Deze kunt u zelf naar eigen wens beheren en eventueel toevoegen of verwijderen.

  • Kunnen bezoekers van onze website de collectie met vrienden en bekenden delen?

    Ja, elke collectie en elk object kan via social media met vrienden en bekenden gedeeld worden.

  • Zijn alle objecten en gegevens openbaar voor bezoekers van onze website?

    Nee, u kunt bij elk object of objectgegeven aangeven of deze wel/niet openbaar gemaakt mag worden.

  • Ik wil mijn collectie niet openbaar maken. Kan dat?

    Ja, u kunt KLEKSI ook alleen voor 'intern gebruik' gebruiken. Bij het standaard installatiepakket wordt er dan geen koppeling gemaakt met uw website.

  • Kan ik de Frontend van KLEKSI zelf aan mijn site toevoegen?

    Ja, u ontvangt van ons een bestand dat u zelf (of uw webbouwer) in uw website kunt implementeren. Indien gewenst kunnen wij dit ook voor u verzorgen. Deze werkzaamheden behoren tot de installatie, er zijn geen extra kosten aan verbonden.

  • Wat kost KLEKSI?

    De kosten zijn afhankelijk van de installatie en het abonnement dat u gekozen heeft. Meer informatie hierover vindt u op de pagina "Prijsstelling".

  • Kunnen gegevens uit mijn huidige systeem worden geïmporteerd?

    Ja, wij kunnen de data uit uw bestaande collectie beheersysteem overzetten naar KLEKSI. Voor de meest gangbare collectie beheersystemen heeft KLEKSI een importfunctie ontwikkeld. Indien uw data in slechts 1 database staat opgeslagen dan zetten wij de data gratis voor u over naar de KLEKSI omgeving. Heeft meer dan 1 database met data die overgezet dient te worden of indien u een niet gangbaar systeem heeft dan kunnen wij vooraf een inschatting voor u maken over de kosten voor het overzetten van uw data.

  • Is het mogelijk om een eigen backup op onze locatie te krijgen?

    Ja, dit is tegen meerprijs mogelijk. Wij bespreken graag met u de mogelijkheden en kosten die van toepassing zijn voor het realiseren en het dataverkeer.

Veelgestelde vragen over data

Hieronder treft u de vragen aan die het meest aan ons gesteld worden over de opslag van data. Staat uw vraag er niet bij en heeft u nog meer vragen? Neem dan gerust contact op via het contactformulier op deze website. Wij beantwoorden graag al uw vragen.

  • Blijft de data eigendom van het museum of de erfgoedorganisatie?

    Ja, de data blijft te allen tijde eigendom van het museum of de erfgoedorganisatie.

  • Wie heeft toegang tot de data?

    Wij hebben de volledige controle over de inhoud die u via KLEKSI uploadt naar de AWS-services. AWS biedt een geavanceerde set toegangs-, coderings- en logboekfuncties zodat wij dit effectief kunnen toepassen. AWS biedt API's om toegangsbeheermachtigingen te configureren voor alle services die wij ontwikkelen. AWS heeft geen toegang tot en kan uw inhoud voor geen enkel doel zonder onze toestemming gebruiken. AWS gebruikt uw inhoud nooit en haalt er nooit informatie uit voor marketing- of reclamedoeleinden.

  • Waar wordt de data opgeslagen?

    Wij hebben voor KLEKSI Europa als AWS-regio ingesteld waarin uw inhoud wordt opgeslagen, alleen op servers binnen Europa repliceren en back-uppen wij uw inhoud. AWS zal deze inhoud niet verplaatsen of repliceren buiten Europa zonder onze toestemming, behalve als dit nodig is om te voldoen aan de wet of een bindend bevel van een overheidsinstantie.

  • Hoe wordt de data beveiligd?

    Wij hebben AWS onder andere gekozen vanwege de toonaangevende coderingsfuncties om uw inhoud tijdens verzending en in rust te beschermen, AWS biedt de mogelijkheid om onze eigen coderingssleutels te beheren. Deze gegevensbeschermingsfuncties omvatten:

    - Mogelijkheden voor gegevenscodering beschikbaar in meer dan 100 AWS-services.
    - Flexibele opties voor sleutelbeheer met behulp van AWS Key Management Service (KMS)

  • Hoe zit het met openbaarmaking van inhoud?

    AWS zal nimmer klantinhoud bekendmaken, tenzij men hiertoe verplicht is om te voldoen aan de wet of een bindend bevel van een overheidsinstantie. Als een overheidsinstantie AWS een verzoek om klantinhoud stuurt, zal men de overheidsinstantie doorverwijzen om die gegevens rechtstreeks bij KLEKSI op te vragen. Als we genoodzaakt zijn om klantinhoud bekend te maken aan een overheidsinstantie, zullen we onze klanten hiervan onmiddelijk in kennis stellen zodat deze in staat is een beschermend bevel of een ander passend rechtsmiddel te zoeken, tenzij dit wettelijk verboden is.

  • Welke beveiligingsgarantie biedt AWS over de data in KLEKSI?

    AWS heeft een beveiligingsgarantieprogramma ontwikkeld dat gebruikmaakt van best practices voor wereldwijde privacy- en gegevensbescherming om u te helpen veilig te werken binnen KLEKSI en om optimaal gebruik te maken van hun beveiligingscontroleomgeving. Deze beveiligings- en controleprocessen worden onafhankelijk gevalideerd door meerdere onafhankelijke beoordelingen van derden.

Voor wie is KLEKSI

Bekijk hieronder voor wie KLEKSI uitkomst kan bieden.

Musea

Musea

Beheer uw collectie schilderijen, beelden, tekeningen en/of andere objecten in of van uw museum.

Erfgoedinstellingen

Erfgoedinstellingen

Beheren, archiveren en digitaliseren van de nalatenschap voor toekomstige generaties.

Stichtingen en verenigingen

Stichtingen en verenigingen

Digitaliseren, documenteren en archiveren van objecten binnen uw stichting of vereniging.