Ga naar de pagina 'Keuzelijsten' in het menu aan de linkerzijde. Klik op de + button om een nieuwe keuzelijst (dropdown) aan te maken. Voer een naam in voor de keuzelijst. Je kunt per rol (Beheerder, bewerker, medewerker of analist) de lees- en schrijfrechten instellen en bepalen wie je toegang wilt geven tot de keuzelijst. Vervolgens klik je op "volgende".

Je kunt een term koppelen aan de naam van jouw keuzelijst. Klik op de + button om het systeem een term te laten zoeken in de thesauruses van het Termennetwerk. Selecteer de term die het beste bij de naam van je keuzelijst past.

Bepaal vervolgens welke kolommen je in het overzicht van de betreffende keuzelijst wilt zien. Klik op "kolom toevoegen" om een objectveld te selecteren die je in het overzicht wilt zien. Kolommen die je hier instelt worden standaard aan alle gebruikers getoond die de records van je keuzelijst gaan bekijken en/of beheren.

Als laatste kun je elk record van je keuzelijst voorzien van achterliggende informatie. Je kunt in principe elk record in een keuzelijst beheren zoals je ook een object kunt beheren met eigen invulvelden. Aan de rechterzijde staan alle beschikbare onderwerpen, aan de linkerzijde staan de onderwerpen die tot de 'huidige structuur' behoren. Om een onderwerp toe te voegen aan de huidige structuur aan de linkerzijde dien je eerst op de toggle button 'Bewerken' rechtsboven te klikken. Hierna kun je via de pijltjes een onderwerp van rechts naar links verplaatsen. Je kunt deze ook van rechts naar links verslepen (drag and drop) en loslaten. Zo kun je de volgorde bepalen van de onderwerpen.

Records van keuzelijsten als objecten inrichten en beheren
Klik achter de naam van een keuzelijst op 'structuur bewerken'. Hier stel je onderwerpen/categorieën (met bijbehorende velden) in. Aan de rechterzijde staan alle beschikbare onderwerpen, aan de linkerzijde staan de onderwerpen die tot de 'huidige structuur' behoren. Om een onderwerp toe te voegen aan de huidige structuur aan de linkerzijde dien je eerst op de toggle button 'Bewerken' rechtsboven te klikken. Hierna kun je via de pijltjes een onderwerp van rechts naar links verplaatsen. Je kunt deze ook van rechts naar links verslepen (drag and drop) en loslaten. Zo kun je de volgorde bepalen van de onderwerpen.

Wil je een nieuw onderwerp aanmaken, klik dan op het tandwieltje naast de titel 'Keuzelijsten'. Je krijgt een overzicht van de reeds bestaande onderwerpen. Klik op de + button om een nieuw onderwerp aan te maken. Je kunt eventueel de lees- en schrijfrechten instellen van een onderwerp.





Waarvoor zijn keuzelijsten handig?
Keuzelijsten worden gebruikt om gebruikers een waarde te laten selecteren ipv handmatig in te voeren. Hiermee kunnen schrijffouten voorkomen worden en is het mogelijk om aanvullende informatie te koppelen aan waardes (termen).

Een voorbeeld
Je kunt een keuzelijst maken van organisaties waar je van leent en/of aan uitleent. De gebruikers dienen slechts de naam van de instantie te selecteren. Gekoppeld aan de instantie zijn dan bijvoorbeeld de adresgegevens, de contactpersoon, telefoonnummers en/of e-mailadressen. Of gebruik je veel Latijnse namen? Dan zijn keuzelijsten handig omdat je er zeker van bent dat andere gebruikers geen spelfouten kunnen maken.


Keuzelijst koppelen
Je kunt keuzelijsten die je zelf hebt aangemaakt instellen als veld bij een object voor je gebruikers. Dit doe je door een nieuw veld toe te voegen aan een onderwerp (bijv. aan Identificatie of Waardebepaling). Voer een naam in voor het veld en selecteer het veldtype "Keuzelijst". Er verschijnt nu een lijst met alle keuzelijsten die je kunt selecteren. Selecteer de gewenste keuzelijst. Kies eventueel voor 'Geavanceerde keuzelijst' indien je een hele grote keuzelijst hebt gemaakt. Met deze geavanceerde keuzelijst kunnen de gebruikers uitgebreid zoeken in de keuzelijst.


Keuzelijsten en/of records verwijderen
Om een keuzelijst te verwijderen doe je het volgende:

1. Ga naar 'Keuzelijsten' in het linker zijmenu
2. Klik op de drie puntjes achter de naam van de keuzelijst die je wilt verwijderen
3. Klik op 'Verwijderen'
4. Vul de naam in van de keuzelijst om te bevestigen
5. De keuzelijst is nu verwijderd

Om een record uit een keuzelijst te verwijderen doe je het volgende:

1. Ga naar 'Keuzelijsten' in het linker zijmenu
2. Klik op bewerken achter de naam van de keuzelijst waarvan je een record wilt verwijderen
3. Klik op de drie puntjes achter de naam van het record dat je wilt verwijderen
4. Klik op 'Verwijderen'
5. Vul de naam in van het record om te bevestigen
6. Het record is nu verwijderd

Let op: De gegevens van objecten die gebruik maakten van deze keuzelijsten of records worden definitief verwijderd en kunnen niet teruggehaald worden. Op aanvraag kunnen wij deze gegevens wel nog voor je achterhalen. Hier zijn kosten aan verbonden.

Geavanceerde keuzelijsten
Standaard wordt er aan gebruikers een eenvoudige dropdown met zoekfunctie aangeboden om een keuze uit je keuzelijsten te maken. Echter voor keuzelijsten met een zeer groot aantal records kun je een geavanceerde keuzelijst instellen. Wanneer de gebruiker deze keuzelijst opent dan heeft de gebruiker de mogelijkheid om uitgebreid te zoeken en te filteren binnen de keuzelijst zoals dat ook geldt voor het uitgebreid zoeken naar beschrijven c.q. objecten.

Eventueel kun je nog aanvullende instellingen selecteren voor het betreffende veld zoals "Type niet veranderen" of "Niet dupliceren".