Keuzelijsten maken het mogelijk om gebruikers vooraf gedefinieerde waarden te laten selecteren in plaats van gegevens handmatig in te voeren. Hierdoor wordt de kwaliteit van de data verbeterd, worden schrijffouten voorkomen en kunnen aanvullende gegevens, termen en relaties centraal worden beheerd.

Binnen KLEKSI kunnen keuzelijsten bovendien worden verrijkt met metadata, gekoppelde termen uit thesauri en zelfs een eigen registratiestructuur. Hierdoor zijn keuzelijsten veel meer dan een eenvoudige dropdownlijst.


Waarom keuzelijsten gebruiken?
Keuzelijsten bieden verschillende voordelen:

• Voorkomen van schrijf- en typefouten.
• Consistente gegevensinvoer.
• Sneller registreren van objecten.
• Centraal beheer van veelgebruikte waarden.
• Mogelijkheid om termen uit thesauri te koppelen.
• Mogelijkheid om aanvullende informatie per record vast te leggen.

Voorbeelden van keuzelijsten zijn:

• Organisaties
• Personen
• Materialen
• Technieken
• Tijdperken
• Locaties
• Latijnse soortnamen
• Statussen

Een keuzelijst aanmaken
Ga naar Keuzelijsten via het menu aan de linkerzijde.

1. Klik op de + knop.
2. Voer een naam in voor de keuzelijst.
3. Klik op Volgende.

Een term koppelen aan de keuzelijst
Je kunt de gehele keuzelijst koppelen aan een term uit een thesaurus.

1. Klik op Term selecteren.
2. KLEKSI zoekt via het Termennetwerk naar overeenkomende termen.
3. Selecteer de term die het beste past bij de betekenis van de keuzelijst.

Hiermee wordt de betekenis van de keuzelijst semantisch vastgelegd.


Kolommen instellen
Je kunt zelf bepalen welke gegevens zichtbaar zijn wanneer gebruikers records binnen de keuzelijst bekijken.


Kolommen toevoegen

1. Klik op Kolom toevoegen.
2. Selecteer één of meerdere velden.
3. Bevestig je selectie.

De gekozen kolommen worden standaard weergegeven aan gebruikers die toegang hebben tot de betreffende keuzelijst.


Records toevoegen aan een keuzelijst
Nadat de keuzelijst is aangemaakt:

1. Klik op Inhoud keuzelijst.
2. Klik op de + knop.
3. Voer een naam of titel in voor het nieuwe record.
4. Klik op Opslaan.

Wanneer je meerdere records wilt toevoegen kun je de optie Nog een record toevoegen inschakelen.

Hierdoor kun je snel meerdere records achter elkaar invoeren.


Records beheren
Open de inhoud van een keuzelijst om bestaande records te bekijken en te beheren.

Per record kun je:

• Gegevens wijzigen.
• Termen koppelen.
• Metadata beheren.
• Aanvullende informatie vastleggen.
• Het record verwijderen.

Termen koppelen aan records
Je kunt één of meerdere termen koppelen aan ieder record binnen een keuzelijst.

Hierdoor krijgt iedere geselecteerde waarde een eenduidige betekenis die gekoppeld is aan een thesaurus of ontologie.


Een term koppelen

1. Open een record.
2. Klik op Termen toevoegen.
3. Het scherm Predicaat selecteren wordt geopend.
4. Kies eerst een relatietype (predicaat).
5. Selecteer vervolgens een term uit een beschikbare thesaurus.

De meest gebruikte relatie is:

• Same as (gelijk aan)

Andere mogelijke relaties zijn bijvoorbeeld:

• Similar to
• Consists of
• Applies to
• Created by
• Located in

Na het selecteren wordt de term gekoppeld aan het record.


Gekoppelde termen gebruiken
Wanneer een gebruiker later een record uit een keuzelijst selecteert, worden de gekoppelde termen automatisch meegenomen.

Bij het betreffende veld wordt bovendien weergegeven hoeveel termen aan het geselecteerde record gekoppeld zijn.

Hierdoor hoeft een gebruiker niet telkens handmatig thesaurustermen toe te voegen.


Records beheren als objecten
Een uniek kenmerk van KLEKSI is dat records binnen een keuzelijst kunnen worden beheerd als volwaardige objecten.

Dit betekent dat je aanvullende gegevens kunt vastleggen voor ieder record.

Voorbeelden:

• Organisaties
• Naam
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Contactpersoon
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Website
• Personen
• Naam
• Geboortedatum
• Sterfdatum
• Nationaliteit
• Biografie
• Materialen
• Beschrijving
• Samenstelling
• Toepassingen
• Bronverwijzingen

Hierdoor hoef je informatie slechts één keer vast te leggen.


Structuur van records inrichten
Klik achter een keuzelijst op Structuur bewerken.

Hier kun je bepalen welke gegevens voor records beschikbaar zijn.

De structuur werkt volgens hetzelfde principe als objecttypen:

• Groepen
• Elementen
• Velden

Elementen toevoegen
Aan de rechterzijde staan alle beschikbare elementen.

Aan de linkerzijde staat de huidige structuur.

1. Klik op Bewerken.
2. Sleep een element van rechts naar links.
3. Laat het element los op de gewenste positie.

Met drag & drop kun je tevens de volgorde bepalen.

Nieuwe elementen aanmaken
Wil je een nieuw element aanmaken?

1. Klik op het tandwiel-icoon.
2. Open het overzicht van alle elementen.
3. Klik op de + knop.
4. Maak het nieuwe element aan.
5. Stel indien gewenst lees- en schrijfrechten in.

Het nieuwe element kan daarna aan één of meerdere keuzelijsten worden toegevoegd.

Een keuzelijst koppelen aan een veld
Keuzelijsten worden gebruikt binnen objecttypen via een speciaal veldtype.

Een keuzelijst koppelen

1. Open het gewenste objecttype.
2. Open de structuur van het objecttype.
3. Voeg een nieuw veld toe.
4. Kies als veldtype Keuzelijst.
5. Selecteer de gewenste keuzelijst.

Gebruikers kunnen vervolgens waarden uit deze lijst selecteren tijdens het registreren van objecten.

Geavanceerde keuzelijsten
Voor kleine en middelgrote keuzelijsten volstaat de standaard dropdown met zoekfunctie.

Voor zeer grote keuzelijsten kun je kiezen voor een Geavanceerde keuzelijst.

Gebruikers krijgen dan extra mogelijkheden om:

• Uitgebreid te zoeken.
• Te filteren.
• Te sorteren.
• Aanvullende kolommen te bekijken.

Dit werkt vergelijkbaar met de uitgebreide zoekfunctie binnen het objectoverzicht.

Geavanceerde keuzelijsten zijn vooral geschikt voor:

• Personenbestanden
• Organisaties
• Geografische locaties
• Grote terminologielijsten

Aanvullende veldinstellingen
Bij een keuzelijstveld kunnen aanvullende instellingen beschikbaar zijn, zoals:

• Niet dupliceren – voorkomt dat een waarde meerdere keren binnen hetzelfde object wordt toegevoegd.
• Type niet veranderen – voorkomt dat het gekoppelde veldtype later wordt gewijzigd.
• De beschikbare instellingen kunnen verschillen per veldtype.

Keuzelijsten verwijderen

1. Ga naar Keuzelijsten.
2. Klik op de drie puntjes achter de gewenste keuzelijst.
3. Kies Verwijderen.
4. Voer de naam van de keuzelijst in ter bevestiging.

De keuzelijst wordt vervolgens verwijderd.



Records verwijderen

1. Open de betreffende keuzelijst.
2. Zoek het record dat je wilt verwijderen.
3. Klik op de drie puntjes achter het record.
4. Kies Verwijderen.
5. Voer de naam van het record in ter bevestiging.

Het record wordt vervolgens verwijderd.


Belangrijk
Wanneer een keuzelijst of record wordt verwijderd, worden verwijzingen naar deze waarden uit objecten verwijderd. Controleer daarom altijd zorgvuldig welke objecten gebruikmaken van de betreffende keuzelijst of het betreffende record voordat je deze verwijdert.

Keuzelijsten vormen een belangrijk onderdeel van datakwaliteit binnen KLEKSI. Door veelgebruikte gegevens centraal te beheren, blijven registraties consistent, beter doorzoekbaar en eenvoudiger te onderhouden.