Dropdown-Listen ermöglichen es Benutzern, vordefinierte Werte auszuwählen, anstatt Daten manuell einzugeben. Dies verbessert die Datenqualität, verhindert Tippfehler und ermöglicht die zentrale Verwaltung zusätzlicher Daten, Begriffe und Beziehungen.

Darüber hinaus können Auswahllisten in KLEKSI mit Metadaten, verknüpften Begriffen aus Thesauri und sogar einer eigenen Registrierungsstruktur angereichert werden. Dadurch sind Auswahllisten weit mehr als einfache Dropdown-Listen.


Warum Dropdown-Listen verwenden?
Auswahllisten bieten verschiedene Vorteile:

• Vermeidung von Schreib- und Tippfehlern.
• Konsequente Dateneingabe.
• Schnellere Objekterkennung.
• Zentrale Verwaltung häufig verwendeter Werte.
• Fähigkeit, Begriffe aus Thesauri zu verknüpfen.
• Option zur Erfassung zusätzlicher Informationen pro Datensatz.

Beispiele für Auswahllisten sind:

• Organisationen
• Menschen
• Materialien
• Techniken
• Epochen
• Standorte
• Lateinische Artennamen
• Status

Eine Auswahlliste erstellen
Über das Menü auf der linken Seite gelangen Sie zu den Auswahllisten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
2. Geben Sie einen Namen für die Dropdown-Liste ein.
3. Klicken Sie auf Weiter.

Verknüpfung eines Begriffs mit der Auswahlliste
Sie können die gesamte Liste mit einem Begriff aus einem Thesaurus verknüpfen.

1. Klicken Sie auf „Begriff auswählen“.
2. KLEKSI sucht über das Terminologienetzwerk nach passenden Begriffen.
3. Wählen Sie den Begriff aus, der am besten zur Bedeutung in der Dropdown-Liste passt.

Dies legt semantisch die Bedeutung der Auswahlliste fest.


Spalten einrichten
Sie können festlegen, welche Daten sichtbar sind, wenn Benutzer Datensätze innerhalb der Auswahlliste anzeigen.


Spalten hinzufügen

1. Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“.
2. Wählen Sie ein oder mehrere Felder aus.
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Die ausgewählten Spalten werden standardmäßig Benutzern angezeigt, die Zugriff auf die entsprechende Auswahlliste haben.


Datensätze zu einer Auswahlliste hinzufügen
Nachdem die Auswahlliste erstellt wurde:

1. Klicken Sie auf die Inhaltsauswahlliste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
3. Geben Sie einen Namen oder Titel für den neuen Datensatz ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie mehrere Datensätze hinzufügen möchten, können Sie die Option „Weiteren Datensatz hinzufügen“ aktivieren.

Dies ermöglicht es Ihnen, mehrere Datensätze schnell nacheinander einzugeben.


Datensätze verwalten
Öffnen Sie den Inhalt einer Auswahlliste, um vorhandene Datensätze anzuzeigen und zu verwalten.

Pro Datensatz können Sie:

• Details ändern.
• Verknüpfungsbegriffe.
• Metadaten verwalten.
• Zusätzliche Informationen erfassen.
• Datensatz löschen.

Verknüpfung von Begriffen mit Datensätzen
Sie können jedem Datensatz innerhalb einer Auswahlliste einen oder mehrere Begriffe zuordnen.

Als Ergebnis wird jedem ausgewählten Wert eine eindeutige Bedeutung zugewiesen, die mit einem Thesaurus oder einer Ontologie verknüpft ist.


Verknüpfung eines Begriffs

1. Einen Datensatz öffnen.
2. Klicken Sie auf „Bedingungen hinzufügen“.
3. Der Bildschirm „Prädikat auswählen“ wird geöffnet.
4. Wählen Sie zunächst einen Beziehungstyp (Prädikat).
5. Wählen Sie anschließend einen Begriff aus einem verfügbaren Thesaurus aus.

Die am häufigsten verwendete Beziehung ist:

• Dasselbe wie (gleich)

Andere mögliche Beziehungen sind beispielsweise:

• Ähnlich
• Besteht aus
• Gilt für
• Erstellt von
• Befindet sich in

Nach der Auswahl wird der Begriff mit dem Datensatz verknüpft.


Verlinkte Begriffe verwenden
Wenn ein Benutzer später einen Datensatz aus einer Auswahlliste auswählt, werden die verknüpften Begriffe automatisch mit einbezogen.

Darüber hinaus wird für das entsprechende Feld die Anzahl der mit dem ausgewählten Datensatz verknüpften Begriffe angezeigt.

Dadurch entfällt für den Benutzer die Notwendigkeit, Thesaurusbegriffe jedes Mal manuell hinzuzufügen.


Datensätze als Objekte verwalten
Ein besonderes Merkmal von KLEKSI ist, dass Datensätze innerhalb einer Auswahlliste als vollwertige Objekte verwaltet werden können.

Das bedeutet, dass Sie für jeden Datensatz zusätzliche Daten erfassen können.

Beispiele:

• Organisationen
• Name
• Adresse
• Postleitzahl
• Ort
• Ansprechpartner
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Webseite
• Menschen
• Name
• Geburtsdatum
• Todesdatum
• Nationalität
• Biographie
• Materialien
• Beschreibung
• Verbindung
• Anwendungen
• Quellenangaben

Das bedeutet, dass Sie die Informationen nur einmal erfassen müssen.


Einrichten der Datensatzstruktur
Klicken Sie neben einer Auswahlliste auf „Struktur bearbeiten“.

Hier können Sie feststellen, welche Daten für Datensätze verfügbar sind.

Die Struktur funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie Objekttypen:

• Gruppen
• Elemente
• Felder

Hinzufügen von Elementen
Alle verfügbaren Elemente sind rechts aufgelistet.

Die aktuelle Struktur ist links dargestellt.

1. Klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Ziehen Sie ein Element von rechts nach links.
3. Das Element wird an der gewünschten Position freigegeben.

Mit Drag & Drop können Sie auch die Reihenfolge festlegen.

Neue Elemente erstellen
Möchten Sie ein neues Element erstellen?

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
2. Öffne die Übersicht aller Elemente.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
4. Erstelle das neue Element.
5. Bei Bedarf können Lese- und Schreibberechtigungen festgelegt werden.

Das neue Element kann dann einer oder mehreren Auswahllisten hinzugefügt werden.

Verknüpfung einer Dropdown-Liste mit einem Feld
Auswahllisten werden innerhalb von Objekttypen über einen speziellen Feldtyp verwendet.

Verknüpfung einer Auswahlliste

1. Öffnen Sie den gewünschten Objekttyp.
2. Öffnen Sie die Struktur des Objekttyps.
3. Füge ein neues Feld hinzu.
4. Wählen Sie als Feldtyp „Dropdown-Liste“ aus.
5. Wählen Sie die gewünschte Dropdown-Liste aus.

Benutzer können dann bei der Registrierung von Objekten Werte aus dieser Liste auswählen.

Erweiterte Auswahllisten
Für kleine und mittelgroße Auswahllisten genügt das Standard-Dropdown-Menü mit Suchfunktion.

Bei sehr großen Auswahllisten können Sie eine erweiterte Auswahlliste wählen.

Den Nutzern stehen dann zusätzliche Optionen zur Verfügung:

• Umfangreiche Suche.
• Zu filtern.
• Muss sortiert werden.
• Zusätzliche Spalten zur Anzeige.

Dies funktioniert ähnlich wie die erweiterte Suchfunktion in der Objektübersicht.

Erweiterte Auswahllisten eignen sich besonders für:

• Personenakten
• Organisationen
• Geografische Lage
• Große Terminologielisten

Zusätzliche Feldeinstellungen
Für ein Listenfeld können zusätzliche Einstellungen verfügbar sein, wie zum Beispiel:

• Nicht duplizieren – verhindert, dass ein Wert innerhalb desselben Objekts mehrfach hinzugefügt wird.
• Ändern Sie den Typ nicht – dadurch wird verhindert, dass der Typ des verknüpften Felds später geändert wird.
• Die verfügbaren Einstellungen können je nach Feldtyp variieren.

Dropdown-Listen entfernen

1. Gehe zu den Auswahllisten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der gewünschten Auswahlliste.
3. Wählen Sie „Löschen“.
4. Geben Sie zur Bestätigung den Namen der Dropdown-Liste ein.

Anschließend wird die Auswahlliste entfernt.



Datensätze löschen

1. Öffnen Sie die entsprechende Auswahlliste.
2. Suchen Sie den Datensatz, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf die drei Punkte hinter der Schallplatte.
4. Wählen Sie „Löschen“.
5. Geben Sie zur Bestätigung den Namen des Datensatzes ein.

Der Datensatz wird anschließend gelöscht.


Wichtig
Wird eine Liste oder ein Datensatz gelöscht, werden auch die Verweise auf diese Werte aus den Objekten entfernt. Prüfen Sie daher vor dem Löschen immer sorgfältig, welche Objekte die betreffende Liste oder den Datensatz verwenden.

Auswahllisten sind ein wichtiger Bestandteil der Datenqualität in KLEKSI. Durch die zentrale Verwaltung häufig verwendeter Daten bleiben die Datensätze konsistent, besser durchsuchbar und einfacher zu pflegen.