Gehen Sie im Menü links auf die Seite „Auswahllisten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um eine neue Auswahlliste (Dropdown) zu erstellen. Geben Sie einen Namen für die Dropdown-Liste ein. Sie können pro Rolle (Administrator, Redakteur, Mitarbeiter oder Analyst) Lese- und Schreibrechte festlegen und festlegen, wem Sie Zugriff auf die Auswahlliste gewähren möchten. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

Sie können einen Begriff mit dem Namen Ihrer Auswahlliste verknüpfen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, damit das System in den Thesaurus des Term Network nach einem Begriff sucht. Wählen Sie den Begriff aus, der am besten zum Namen Ihrer Dropdown-Liste passt.

Legen Sie anschließend fest, welche Spalten Sie in der Übersicht der jeweiligen Auswahlliste sehen möchten. Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“, um ein Objektfeld auszuwählen, das Sie in der Übersicht sehen möchten. Die hier festgelegten Spalten werden standardmäßig allen Benutzern angezeigt, die die Datensätze in Ihrer Dropdown-Liste anzeigen und/oder verwalten.

Schließlich können Sie jeden Datensatz in Ihrer Auswahlliste mit zugrunde liegenden Informationen versehen. Grundsätzlich können Sie jeden Datensatz in einer Dropdown-Liste verwalten, genauso wie Sie ein Objekt mit eigenen Eingabefeldern verwalten können. Auf der rechten Seite finden Sie alle verfügbaren Themen, auf der linken Seite finden Sie die Themen, die zur „aktuellen Struktur“ gehören. Um ein Thema zur aktuellen Struktur auf der linken Seite hinzuzufügen, müssen Sie zunächst oben rechts auf die Umschaltfläche „Bearbeiten“ klicken. Anschließend können Sie ein Motiv mithilfe der Pfeile von rechts nach links verschieben. Sie können es auch von rechts nach links ziehen (Drag & Drop) und loslassen. Auf diese Weise können Sie die Reihenfolge der Themen bestimmen.

Organisieren und verwalten Sie Datensätze von Auswahllisten als Objekte
Klicken Sie hinter dem Namen einer Auswahlliste auf „Struktur bearbeiten“. Hier legen Sie Themen/Kategorien (mit zugehörigen Feldern) fest. Auf der rechten Seite finden Sie alle verfügbaren Themen, auf der linken Seite finden Sie die Themen, die zur „aktuellen Struktur“ gehören. Um ein Thema zur aktuellen Struktur auf der linken Seite hinzuzufügen, müssen Sie zunächst oben rechts auf die Umschaltfläche „Bearbeiten“ klicken. Anschließend können Sie ein Motiv mithilfe der Pfeile von rechts nach links verschieben. Sie können es auch von rechts nach links ziehen (Drag & Drop) und loslassen. Auf diese Weise können Sie die Reihenfolge der Themen bestimmen.

Wenn Sie ein neues Thema erstellen möchten, klicken Sie auf das Zahnrad neben dem Titel „Auswahllisten“. Sie erhalten einen Überblick über die vorhandenen Themen. Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um ein neues Thema zu erstellen. Sie können optional die Lese- und Schreibberechtigungen eines Themas festlegen.





Wofür sind Dropdown-Listen nützlich?
Mithilfe von Dropdown-Listen können Benutzer einen Wert auswählen, anstatt ihn manuell einzugeben. Dadurch können Rechtschreibfehler verhindert und die Verknüpfung zusätzlicher Informationen mit Werten (Begriffen) ermöglicht werden.

Ein Beispiel
Sie können eine Auswahlliste der Organisationen erstellen, von denen Sie Kredite aufnehmen und/oder an die Sie Kredite vergeben. Benutzer müssen nur den Namen der Instanz auswählen. Mit der Agentur verknüpft sind beispielsweise die Adressdaten, der Ansprechpartner, Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen. Oder verwenden Sie viele lateinische Namen? Dann sind Dropdown-Listen hilfreich, da Sie sicher sein können, dass andere Benutzer keine Rechtschreibfehler machen können.


Linkauswahlliste
Sie können Dropdown-Listen, die Sie selbst erstellt haben, als Feld in einem Objekt für Ihre Benutzer festlegen. Dies erreichen Sie, indem Sie ein neues Feld zu einem Thema hinzufügen (z. B. zu Identifikation oder Bewertung). Geben Sie einen Namen für das Feld ein und wählen Sie den Feldtyp „Auswahlliste“. Es erscheint nun eine Liste mit allen Dropdown-Listen, die Sie auswählen können. Wählen Sie die gewünschte Dropdown-Liste aus. Wählen Sie optional „Erweiterte Dropdown-Liste“, wenn Sie eine sehr große Dropdown-Liste erstellt haben. Mit dieser erweiterten Dropdown-Liste können Benutzer umfangreiche Suchvorgänge in der Dropdown-Liste durchführen.


Auswahllisten und/oder Datensätze löschen
Um eine Auswahlliste zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie im linken Seitenmenü auf „Auswahllisten“.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Namen des Listenfelds, das Sie löschen möchten
3. Klicken Sie auf „Entfernen“.
4. Geben Sie zur Bestätigung den Namen der Dropdown-Liste ein
5. Die Auswahlliste wurde nun entfernt

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Datensatz aus einer Auswahlliste zu entfernen:

1. Gehen Sie im linken Seitenmenü auf „Auswahllisten“.
2. Klicken Sie hinter dem Namen der Dropdown-Liste, aus der Sie einen Datensatz löschen möchten, auf Bearbeiten
3. Klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Namen des Datensatzes, den Sie löschen möchten
4. Klicken Sie auf „Entfernen“.
5. Geben Sie zur Bestätigung den Namen des Datensatzes ein
6. Der Datensatz wurde nun gelöscht

Bitte beachten Sie: Die Daten von Objekten, die diese Auswahllisten oder Datensätze verwendet haben, werden dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Auf Anfrage können wir diese Informationen für Sie abrufen. Es fallen Kosten an.

Erweiterte Auswahllisten
Standardmäßig wird Benutzern ein einfaches Dropdown-Menü mit Suchfunktion zur Auswahl aus Ihren Dropdown-Listen angeboten. Für Dropdown-Listen mit einer sehr großen Anzahl von Datensätzen können Sie jedoch eine erweiterte Dropdown-Liste festlegen. Wenn der Benutzer diese Dropdown-Liste öffnet, hat er die Möglichkeit, eine umfangreiche Suche und Filterung innerhalb der Dropdown-Liste durchzuführen, wie dies auch bei einer umfangreichen Suche nach Beschreibungen oder Objekten der Fall ist.

Optional können Sie für das jeweilige Feld weitere Einstellungen auswählen, wie zum Beispiel „Typ nicht ändern“ oder „Nicht duplizieren“.