Verfahren ermöglichen es Ihnen, Arbeitsprozesse im Zusammenhang mit Objekten zu erfassen, zu verwalten und zu verfolgen. Beispiele hierfür sind Leihgaben, Restaurierungen, Konservierungsprojekte, Ausstellungen, Wertgutachten, Schenkungen oder Ankäufe.

Eine Prozedur besteht aus einer Sammlung von Objekten und zusätzlichen Daten, die für den jeweiligen Prozess spezifisch sind. Da jede Organisation anders arbeitet, können Sie Prozeduren vollständig an Ihre eigenen Präferenzen anpassen.

Mit KLEKSI können Sie eine unbegrenzte Anzahl verschiedener Prozedurtypen erstellen und verwalten.


Warum sollte man Verfahren anwenden?
Verfahren helfen Ihnen dabei, Aktivitäten im Zusammenhang mit Objekten strukturiert zu erfassen.

Beispiele für Vorgehensweisen sind:

• Kredite
• Restaurierungen
• Ausstellungen
• Naturschutzprojekte
• Spenden
• Akquisitionen
• Bewegungen
• Forschungsverläufe
• Versicherung
• Gutachten

Jedes Verfahren kann aus einer eigenen Registrierungsstruktur mit spezifischen Feldern, Dokumenten, beteiligten Personen und verknüpften Objekten bestehen.


Erstellen Sie einen neuen Prozedurtyp
Gehen Sie über das Menü auf der linken Seite zu „Prozeduren“.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
2. Geben Sie einen Namen für die Verfahrensart ein.
3. Klicken Sie auf Weiter.

Beispiele für Verfahrensarten sind:

• Darlehen
• Wiederherstellung
• Ausstellung
• Forschung
• Spende

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Prozedurtypen erstellen.

Optional können Sie einen Verfahrenstyp mit einem Begriff aus einem Thesaurus verknüpfen. Gehen Sie zur Übersicht der Verfahrenstypen und klicken Sie neben dem Titel des entsprechenden Verfahrenstyps auf „Bearbeiten“.

1. Klicken Sie auf „Begriff auswählen“.
2. Suchen Sie über das Terminologienetzwerk nach einem passenden Begriff.
3. Wählen Sie den gewünschten Begriff aus.

Dies legt die Bedeutung des Verfahrenstyps semantisch fest und macht ihn austauschbarer.


Spalten einrichten
Legen Sie fest, welche Daten in der Verfahrensübersicht angezeigt werden sollen. Ordnen Sie sie in der gewünschten Reihenfolge in der Übersicht des jeweiligen Verfahrens an.


Spalten hinzufügen

1. Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“.
2. Wählen Sie ein oder mehrere Felder aus.
3. Bestätigen Sie die Auswahl.

Diese Spalten werden standardmäßig Benutzern angezeigt, die Zugriff auf den entsprechenden Prozedurtyp haben.

Beispiele für Spalten wären:

• Name
• Status
• Startdatum
• Enddatum
• Verantwortlich
• Organisation
• Anzahl der Objekte

Festlegung der Struktur eines Verfahrens
Ein Eingriff kann vollständig nach Ihren Wünschen gestaltet werden.

Jede Prozedur hat die gleiche flexible Struktur wie Objekttypen und Auswahllisten:

1. Gruppen
2. Elemente
3. Felder

Dies ermöglicht es Ihnen, genau festzulegen, welche Daten für einen bestimmten Vorgang benötigt werden.

Beispiele für solche Felder sind:

• Termine
• Textfelder
• Auswahllisten
• Beziehungen
• Dateien
• Bilder
• Unterlagen
• Kontaktdaten

Hinzufügen von Elementen zur Struktur
Auf der rechten Seite sehen Sie alle verfügbaren Elemente.

Auf der linken Seite sehen Sie die Elemente, die Teil der aktuellen Struktur sind.


Element hinzufügen

1. Klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Ziehen Sie ein Element von rechts nach links.
3. Das Element wird an der gewünschten Position freigegeben.

Sie können auch die Bewegungstasten verwenden.

Mit Drag & Drop können Sie auch die Reihenfolge der Elemente festlegen.


Neue Elemente erstellen
Möchten Sie ein neues Element erstellen?

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
2. Öffne die Übersicht der vorhandenen Elemente.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
4. Erstelle ein neues Element.
5. Bei Bedarf können Lese- und Schreibberechtigungen festgelegt werden.
6. Element speichern.

Das Element kann dann einem oder mehreren Prozedurtypen hinzugefügt werden.

Starten Sie einen Vorgang
Sobald ein Prozedurentyp eingerichtet ist, können Sie mit der Registrierung von Prozeduren beginnen.


Neue Prozedur erstellen
Klicken Sie unter „Verfahren“ auf den Namen des gewünschten Verfahrenstyps.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
2. Geben Sie dem Verfahren einen Namen.
3. Beispiel: Leihgaben an das Museum Thorn
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Die Vorgehensweise wurde der Übersicht hinzugefügt.

Verwaltung eines Verfahrens
Klicken Sie neben einem Verfahrensschritt auf „Bearbeiten“.

Sie können jetzt:

• Füllen Sie die Details aus.
• Status verwalten.
• Dateien hinzufügen.
• Machen Sie sich Notizen.
• Beziehungsmanagement.
• Verknüpfung von Objekten.

Alle Felder, die Sie innerhalb des jeweiligen Verfahrenstyps konfiguriert haben, sind hier verfügbar.


Hinzufügen von Objekten zu einer Prozedur
Ein wichtiger Bestandteil der Abläufe ist die Verknüpfung von Objekten.


Verknüpfungsobjekte

1. Öffnen Sie die Prozedur.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben der Objektliste.
3. Nutzen Sie die Such- und Filteroptionen, um Objekte zu finden.
4. Klicken Sie neben einem Objekt auf „Objekt hinzufügen“.

Das Objekt ist direkt mit der Prozedur verknüpft.

Sie können einer Prozedur eine unbegrenzte Anzahl von Objekten hinzufügen.


Beispiel: ein Kreditverfahren
Ein Kreditverfahren kann beispielsweise Folgendes umfassen:

• Verfahrensdetails
• Kreditnehmer
• Ansprechpartner
• Startdatum
• Enddatum
• Versicherungsdetails
• Transportinformationen
• Verknüpfte Objekte
• Gemälde A
• Gemälde B
• Skulptur C

Alle Informationen bleiben zentral innerhalb eines einzigen Verfahrens verfügbar.


Exportobjektliste
Jede Prozedur enthält eine Übersicht der verknüpften Objekte.

Sie können diese Daten über das Export-Symbol neben dem Titel der Objektliste exportieren.

Unterstützte Exportformate sind:

• Excel (.xlsx)
• CSV (.csv)

Damit können Sie auf einfache Weise Berichte erstellen, Objektlisten teilen oder Daten in anderen Systemen verarbeiten.


Wichtig
Verfahren dienen der Steuerung von Arbeitsprozessen im Zusammenhang mit Objekten. Sie sind nicht Bestandteil der Objektregistrierung selbst, sondern protokollieren, was mit Objekten während eines bestimmten Prozesses geschieht.

Da die Verfahren vollständig konfigurierbar sind, können sie an die Arbeitsweisen sowohl kleiner Kulturerbeorganisationen als auch großer Museen, Archive und sammlungsverwaltender Institutionen angepasst werden.