Met procedures kun je werkprocessen rondom objecten vastleggen, beheren en volgen. Denk bijvoorbeeld aan bruiklenen, restauraties, conserveringsprojecten, tentoonstellingen, taxaties, schenkingen of acquisities.

Een procedure bestaat uit een verzameling objecten en aanvullende gegevens die specifiek zijn voor het betreffende proces. Omdat iedere organisatie anders werkt, kun je procedures volledig naar eigen wens inrichten.

Binnen KLEKSI kun je een onbeperkt aantal verschillende proceduretypen aanmaken en beheren.


Waarom procedures gebruiken?
Procedures helpen je om werkzaamheden rondom objecten gestructureerd vast te leggen.

Voorbeelden van procedures zijn:

• Bruiklenen
• Restauraties
• Tentoonstellingen
• Conserveringsprojecten
• Schenkingen
• Acquisities
• Verplaatsingen
• Onderzoekstrajecten
• Verzekeringen
• Taxaties

Iedere procedure kan bestaan uit een eigen registratiestructuur met specifieke velden, documenten, betrokken personen en gekoppelde objecten.


Een nieuw proceduretype aanmaken
Ga naar Procedures via het menu aan de linkerzijde.

1. Klik op de + knop.
2. Voer een naam in voor het proceduretype.
3. Klik op Volgende.

Voorbeelden van proceduretypen zijn:

• Bruikleen
• Restauratie
• Tentoonstelling
• Onderzoek
• Schenking

Je kunt onbeperkt proceduretypen aanmaken.

Eventueel kun je een proceduretype koppelen aan een term uit een thesaurus. Ga naar het overzicht van de proceduretypes en klik op 'Bewerken' achter de titel van het betreffende proceduretype.

1. Klik op Term selecteren.
2. Zoek via het Termennetwerk naar een passende term.
3. Selecteer de gewenste term.

Hierdoor wordt de betekenis van het proceduretype semantisch vastgelegd en beter uitwisselbaar gemaakt.


Kolommen instellen
Bepaal welke gegevens zichtbaar moeten zijn in het overzicht van procedures. Sleep ze in de volgorde zoals je ze graag in het overzicht van de betreffende procedure wilt zien.


Kolommen toevoegen

1. Klik op Kolom toevoegen.
2. Selecteer één of meerdere velden.
3. Bevestig de selectie.

Deze kolommen worden standaard getoond aan gebruikers die toegang hebben tot het betreffende proceduretype.

Voorbeelden van kolommen kunnen zijn:

• Naam
• Status
• Startdatum
• Einddatum
• Verantwoordelijke
• Organisatie
• Aantal objecten

De structuur van een procedure inrichten
Een procedure kan volledig naar eigen wens worden ingericht.

Iedere procedure beschikt over dezelfde flexibele structuur als objecttypen en keuzelijsten:

1. Groepen
2. Elementen
3. Velden

Hierdoor kun je precies vastleggen welke gegevens nodig zijn voor een specifieke procedure.

Voorbeelden van velden zijn:

• Datums
• Tekstvelden
• Keuzelijsten
• Relaties
• Bestanden
• Afbeeldingen
• Documenten
• Contactgegevens

Elementen toevoegen aan de structuur
Aan de rechterzijde zie je alle beschikbare elementen.

Aan de linkerzijde zie je de elementen die deel uitmaken van de huidige structuur.


Element toevoegen

1. Klik op Bewerken.
2. Sleep een element van rechts naar links.
3. Laat het element los op de gewenste positie.

Je kunt ook gebruikmaken van de verplaatsingsknoppen.

Met drag & drop kun je tevens de volgorde van de elementen bepalen.


Nieuwe elementen aanmaken
Wil je een nieuw element aanmaken?

1. Klik op het tandwiel-icoon.
2. Open het overzicht van bestaande elementen.
3. Klik op de + knop.
4. Maak een nieuw element aan.
5. Stel indien gewenst lees- en schrijfrechten in.
6. Sla het element op.

Het element kan vervolgens worden toegevoegd aan één of meerdere proceduretypen.

Een procedure starten
Nadat een proceduretype is ingericht kun je procedures gaan registreren.


Nieuwe procedure aanmaken
Klik onder Procedures op de naam van het gewenste proceduretype.

1. Klik op de + knop.
2. Geef de procedure een naam.
3. Voorbeeld: Geleende objecten aan Museum Thorn
4. Klik op Opslaan.
5. De procedure wordt toegevoegd aan het overzicht.

Een procedure beheren
Klik achter een procedure op Bewerken.

Je kunt nu:

• Gegevens invullen.
• Statussen beheren.
• Bestanden toevoegen.
• Notities vastleggen.
• Relaties beheren.
• Objecten koppelen.

Alle velden die je hebt ingericht binnen het betreffende proceduretype zijn hier beschikbaar.


Objecten toevoegen aan een procedure
Een belangrijk onderdeel van procedures is het koppelen van objecten.


Objecten koppelen

1. Open de procedure.
2. Klik op de + knop bij de objectlijst.
3. Gebruik de zoek- en filtermogelijkheden om objecten te vinden.
4. Klik achter een object op Object toevoegen.

Het object wordt direct gekoppeld aan de procedure.

Je kunt onbeperkt objecten aan een procedure toevoegen.


Voorbeeld: een bruikleenprocedure
Een bruikleenprocedure kan bijvoorbeeld bevatten:

• Proceduregegevens
• Bruikleennemer
• Contactpersoon
• Startdatum
• Einddatum
• Verzekeringsgegevens
• Transportinformatie
• Gekoppelde objecten
• Schilderij A
• Schilderij B
• Sculptuur C

Alle informatie blijft centraal beschikbaar binnen één procedure.


Objectlijst exporteren
Iedere procedure bevat een overzicht van gekoppelde objecten.

Via het export-icoon naast de titel van de objectlijst kun je deze gegevens exporteren.

Ondersteunde exportformaten zijn:

• Excel (.xlsx)
• CSV (.csv)

Hiermee kun je eenvoudig rapportages maken, objectlijsten delen of gegevens verwerken in andere systemen.


Belangrijk
Procedures zijn bedoeld om werkprocessen rondom objecten te beheren. Ze vormen geen onderdeel van de objectregistratie zelf, maar leggen vast wat er met objecten gebeurt tijdens een bepaald proces.

Doordat procedures volledig configureerbaar zijn, kunnen ze worden aangepast aan de werkwijze van zowel kleine erfgoedorganisaties als grote musea, archieven en collectiebeherende instellingen.