Met KLEKSI kun je zelf gebruikersaccounts aanmaken, beheren, tijdelijk uitschakelen en verwijderen. Hierdoor bepaal je eenvoudig wie toegang heeft tot jouw omgeving en welke rechten iedere gebruiker krijgt.


Een gebruiker toevoegen
Om een nieuwe gebruiker toegang te geven tot KLEKSI:

1. Ga naar Gebruikers via het menu aan de linkerzijde.
2. Klik op de + knop.
3. Voer het e-mailadres van de gebruiker in.
4. Selecteer de gewenste rol.
5. Geef aan of het account direct actief moet zijn.
6. Klik op Opslaan.

De gebruiker ontvangt vervolgens automatisch een e-mail met instructies om een wachtwoord aan te maken.

Na het instellen van een wachtwoord kan de gebruiker inloggen en aan de collectie werken.


Rollen en rechten
Bij het aanmaken van een gebruiker wijs je een rol toe.

De rol bepaalt welke onderdelen van het systeem toegankelijk zijn en welke handelingen de gebruiker mag uitvoeren.

Afhankelijk van de inrichting van jouw omgeving kunnen rollen bijvoorbeeld toegang geven tot:

• Het bekijken van objecten.
• Het bewerken van objecten.
• Het beheren van collecties.
• Het uitvoeren van bulkwijzigingen.
• Het beheren van gebruikers.
• Het configureren van het systeem.

De beschikbare rechten verschillen per rol.


Gebruikers beheren
Ga naar Gebruikers om een overzicht te bekijken van alle gebruikersaccounts binnen jouw omgeving.

In het overzicht zie je onder andere:

• Naam van de gebruiker.
• E-mailadres.
• Rol.
• Status van het account.

Klik achter een gebruiker op Beheren om de gebruikersinstellingen te openen.


Gebruikersstatus bekijken
Binnen het beheerscherm kun je zien:

• Of de gebruiker actief of inactief is.
• Welke rol de gebruiker heeft.
• Welke instellingen op het account van toepassing zijn.

Hier kun je tevens verschillende beheeracties uitvoeren.


Een gebruiker tijdelijk uitschakelen
Wanneer je een gebruiker tijdelijk geen toegang wilt geven tot het systeem, kun je het account uitschakelen.

1. Open het gebruikersaccount via Beheren.
2. Schakel het account uit.
3. Sla de wijziging op.

Een uitgeschakelde gebruiker kan niet meer inloggen, maar alle gegevens en instellingen van het account blijven behouden.

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer:

• Een medewerker tijdelijk afwezig is.
• Een vrijwilliger stopt met werkzaamheden.
• Je de toegang tijdelijk wilt blokkeren.

Het account kan later eenvoudig weer worden geactiveerd.


Een wachtwoord resetten
Wanneer een gebruiker zijn of haar wachtwoord is vergeten, kun je vanuit het beheerscherm een wachtwoordreset uitvoeren. Indien d egebruiker reeds een eigen wachtwoord had ingesteld kan deze zelf ook de 'wachtwoord vergeten functie' gebruiken op de inlogpagina.

Na het resetten ontvangt de gebruiker instructies om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Daarnaast kan iedere gebruiker zelf gebruikmaken van de functie Wachtwoord vergeten op de inlogpagina.


Een gebruiker opnieuw activeren
Een eerder uitgeschakelde gebruiker kan op ieder moment opnieuw worden geactiveerd.

1. Open het gebruikersaccount.
2. Activeer het account.
3. Sla de wijziging op.

De gebruiker kan daarna direct weer inloggen.


Een gebruiker verwijderen
Om onbedoelde verwijderingen te voorkomen kan een gebruikersaccount niet direct worden verwijderd.

Voordat een account verwijderd kan worden, moet het eerst worden uitgeschakeld.

1. Open het gebruikersaccount via Beheren.
2. Schakel het account uit.
3. Klik op Verwijderen.
4. Bevestig de verwijderactie.

Het gebruikersaccount wordt vervolgens definitief verwijderd.


Belangrijk
Het verwijderen van een gebruikersaccount heeft geen invloed op de objecten, collecties of andere gegevens die door deze gebruiker zijn aangemaakt of gewijzigd. Deze informatie blijft behouden binnen KLEKSI.

Om veiligheidsredenen adviseert KLEKSI om accounts van gebruikers die geen toegang meer nodig hebben eerst uit te schakelen voordat wordt besloten het account definitief te verwijderen.