Rollen bepalen welke onderdelen van KLEKSI zichtbaar zijn voor gebruikers en welke handelingen zij mogen uitvoeren. Door gebruik te maken van rollen kun je de toegang tot gegevens, collecties en functionaliteiten nauwkeurig beheren.

Rollen en toegangsrechten instellen
Met de rolleninstellingen van KLEKSI regel je welke mogelijkheden gebruikers binnen het dashboard hebben en tot welke gegevens zij toegang krijgen. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen gebruikers die uitsluitend informatie mogen raadplegen en gebruikers die ook gegevens mogen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Door rechten aan rollen te koppelen, hoef je niet voor iedere gebruiker afzonderlijk te bepalen wat deze mag doen. Iedere gebruiker die aan een bepaalde rol is gekoppeld, krijgt automatisch de bijbehorende rechten.

KLEKSI biedt hiervoor verschillende niveaus van toegangsbeheer. Naast de algemene rechten voor het dashboard kun je per rol bepalen welke collecties en objecten toegankelijk zijn en welke elementen binnen een object bekeken of bewerkt mogen worden.

Algemene rechten voor het dashboard
De algemene rechten bepalen welke functies en beheeronderdelen van KLEKSI beschikbaar zijn voor gebruikers met een bepaalde rol.

De meeste onderdelen bieden drie mogelijke instellingen:

• Geen: Het betreffende onderdeel is niet toegankelijk voor de gebruiker.
• Lezen: De gebruiker kan de gegevens raadplegen, maar mag geen gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen.
• Schrijven: De gebruiker kan gegevens bekijken en heeft daarnaast de mogelijkheid om deze toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen.
• De dashboardrechten zijn verdeeld over drie categorieën: Collectiebeheer, Structuurbeheer en Overig beheer.

Dashboardbeheer

Collectiebeheer
Binnen deze categorie regel je voor een rol de toegang tot de collecties en objecten die in KLEKSI worden beheerd. Bij Collecties bepaal je of gebruikers collecties mogen bekijken of beheren. Met Objecten regel je of zij objectgegevens mogen raadplegen, nieuwe objecten mogen registreren en bestaande objecten mogen wijzigen of verwijderen.

Structuurbeheer
De instellingen onder Structuurbeheer zijn bedoeld voor het beheren van de inrichting van KLEKSI. Hiermee kun je voorkomen dat gebruikers wijzigingen aanbrengen in de registratiestructuur, terwijl zij wel de mogelijkheid behouden om met bestaande objectgegevens te werken.

Voor Objecttypen bepaal je of gebruikers de beschikbare objecttypen mogen bekijken of ook beheren. Bij Elementen regel je de toegang tot de elementen die, samen met groepen en velden, de opbouw van de objectregistratie bepalen.

Voor Keuzelijsten en Procedures zijn uitgebreidere instellingen beschikbaar. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het werken met records, het aanpassen van de structuur en het beheren van definities.

De volgende rechten kunnen afzonderlijk worden ingesteld:

• Records bekijken: Geeft toegang tot de geregistreerde waarden of proceduregegevens.
• Records wijzigen: Maakt het mogelijk om deze gegevens toe te voegen, aan te passen of te verwijderen.
• Structuur bekijken: Geeft inzicht in de opbouw van de betreffende keuzelijst of procedure.
• Structuur wijzigen: Staat toe dat de bestaande structuur wordt aangepast.
• Definitie beheren: Geeft toegang tot het beheren van de definities en bijbehorende instellingen.
• Hierdoor kun je bijvoorbeeld medewerkers toestaan om waarden in een keuzelijst te onderhouden, zonder dat zij ook de structuur of definitie daarvan mogen aanpassen.

Overig beheer
Onder Overig beheer zijn de rechten voor de Filemanager en Reacties opgenomen. Met de instellingen voor de Filemanager bepaal je of gebruikers bestanden en mappen mogen bekijken of beheren. Bij Reacties kun je vastleggen of gebruikers reacties mogen raadplegen en wijzigen. Voor beide onderdelen zijn de instellingen Geen, Lezen en Schrijven beschikbaar.

Toegang tot afzonderlijke collecties
Niet iedere gebruiker hoeft toegang te hebben tot alle collecties die binnen KLEKSI worden beheerd. Daarom kun je naast de algemene dashboardrechten ook per collectie toegangsrechten toekennen.

Voor iedere collectie kun je bepalen of gebruikers met een bepaalde rol geen toegang, uitsluitend leesrechten of lees- en schrijfrechten hebben.

Bij Geen toegang kan de gebruiker de betreffende collectie en de bijbehorende objecten niet raadplegen. Met Lezen kunnen de collectie en de geregistreerde objecten worden bekeken, zonder dat wijzigingen mogelijk zijn. Met Schrijven mogen gebruikers de collectie en de bijbehorende objectgegevens bekijken en bewerken.

Deze mogelijkheid is vooral waardevol wanneer meerdere organisaties, afdelingen of werkgroepen dezelfde KLEKSI-omgeving gebruiken. Iedere groep kan dan toegang krijgen tot de collecties waarvoor zij verantwoordelijk is, zonder automatisch inzicht te krijgen in de gegevens van andere groepen.

Toegangsrechten op elementniveau
Naast het afschermen van volledige collecties kun je ook bepalen welke informatie binnen afzonderlijke objecten toegankelijk is.

Hiervoor biedt KLEKSI de mogelijkheid om rechten toe te kennen op het niveau van elementen. Je kunt zo per rol instellen welke elementen mogen worden bekeken en welke ook mogen worden bewerkt.

Er zijn drie mogelijkheden:

• Geen toegang: De gegevens van het element zijn niet toegankelijk.
• Lezen: De gegevens mogen worden bekeken, maar niet worden gewijzigd.
• Schrijven: De gegevens mogen zowel worden bekeken als bewerkt.

Denk bijvoorbeeld aan een object waarvan de herkomst, fysieke kenmerken en financiële waarde worden geregistreerd. Een registratiemedewerker kan toestemming krijgen om de herkomst en fysieke kenmerken aan te passen, terwijl de financiële waarde uitsluitend zichtbaar is of helemaal niet toegankelijk wordt gemaakt.

Op deze manier kunnen verschillende medewerkers aan dezelfde objecten werken, zonder dat zij allemaal dezelfde toegang tot de geregistreerde informatie hoeven te hebben.

Hoe werken de verschillende rechten samen?
De toegangsrechten in KLEKSI vullen elkaar aan. Daarbij heeft ieder niveau een eigen functie.

De algemene dashboardrechten bepalen welke onderdelen en functionaliteiten een gebruiker kan gebruiken. De rechten op collectieniveau regelen vervolgens welke collecties en objecten toegankelijk zijn. Met de rechten op elementniveau kun je de toegang tot specifieke gegevens binnen die objecten verder verfijnen.

Praktijkvoorbeeld
Een vrijwilliger die verantwoordelijk is voor het registreren van objecten hoeft doorgaans geen toegang te hebben tot alle beheerfuncties.

Je kunt voor deze vrijwilliger een rol instellen waarbij alleen de toegewezen collectie toegankelijk is en de objecten binnen die collectie bekeken en gewijzigd mogen worden. Tegelijkertijd kun je het beheer van objecttypen, elementen en keuzelijststructuren uitschakelen.

Ook kun je bepaalde gegevens, zoals financiële informatie, afschermen. Voor de Filemanager kun je uitsluitend leesrechten toekennen, zodat de vrijwilliger bestanden kan raadplegen zonder deze te kunnen wijzigen.

Zo beschikt de vrijwilliger over de functies die nodig zijn voor de registratiewerkzaamheden, terwijl de overige collecties en beheerinstellingen beschermd blijven.

Advies voor het inrichten van rollen
Het is aan te raden om rollen in te richten op basis van de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van gebruikers, in plaats van voor iedere gebruiker een afzonderlijke rol aan te maken.

Denk bijvoorbeeld aan rollen zoals Beheerder, Collectiebeheerder, Registratiemedewerker en Raadpleger. Door per rol vast te leggen welke handelingen zijn toegestaan en welke informatie toegankelijk is, blijft het rechtenbeheer overzichtelijk.

Bovendien kun je bij nieuwe gebruikers eenvoudig de juiste rol toekennen, zonder alle toegangsrechten opnieuw te hoeven instellen.

Flexibele gebruikersrollen
KLEKSI biedt een flexibel rollen- en permissiemodel waarmee je zelf rollen kunt aanmaken en beheren. Hierdoor houd je volledige controle over wie welke informatie mag bekijken, wijzigen of beheren.

Je kunt rollen aanmaken voor verschillende soorten gebruikers en vervolgens per onderdeel van de applicatie bepalen:

• Of een gebruiker het onderdeel mag bekijken.
• Of een gebruiker gegevens mag toevoegen of wijzigen.
• Of een gebruiker beheerrechten krijgt.
• Of een gebruiker helemaal geen toegang heeft.

Onderdelen waarvoor een gebruiker geen rechten heeft, worden niet getoond. Hierdoor blijft de interface overzichtelijk en ziet een gebruiker alleen de onderdelen die relevant zijn voor zijn of haar werkzaamheden.


Rechten op verschillende niveaus
Rollen kunnen worden toegepast op verschillende onderdelen binnen KLEKSI zoals:

• Collecties
• Elementen
• Keuzelijsten
• Procedures
• DAM / Filemanager
• Dashboardmodules
• Frontendpagina's

Hierdoor kun je gedetailleerd bepalen welke informatie zichtbaar of beheerbaar is.


Eigen rollen aanmaken
Je kunt onbeperkt eigen rollen aanmaken die aansluiten bij de werkwijze van jouw organisatie. Je kunt rollen aanmaken voor gebruikers, voor de bezoekers van je frontend of voor leden als je gebruik maakt van de ledenportaal module.


Een nieuwe rol aanmaken
Ga naar Rollen via het menu aan de linkerzijde.

1. Klik op de + knop.
2. Voer een naam in voor de nieuwe rol.
3. Stel de gewenste rechten in.
4. Klik op Opslaan.

Voorbeelden van veelgebruikte rollen zijn:

• Vrijwilliger
• Fotograaf
• Conservator
• Onderzoeker
• Bestuurslid
• Projectmedewerker
• Externe partner

Rollen voor dashboardgebruikers
Zelf aangemaakte rollen kunnen worden toegewezen aan gebruikers van het dashboard.

Hierdoor kun je gebruikers toegang geven tot precies die onderdelen die nodig zijn voor hun werkzaamheden.

Voorbeeld rol: Fotograaf
Een fotograaf heeft bijvoorbeeld alleen toegang nodig tot:

• DAM / Filemanager
• Uploadfunctionaliteit
• Mediabestanden

Toegang tot objectbeheer, instellingen, gebruikersbeheer en andere onderdelen zijn dan automatisch uitgeschakeld en niet zichtbaar voor deze gebruikersrol. Zo krijgt iedere gebruiker alleen toegang tot de functionaliteiten die voor zijn of haar werkzaamheden relevant zijn.


Rollen voor bezoekers van de frontend
Naast dashboardgebruikers kun je ook rollen gebruiken voor bezoekers van de frontend van jouw website.

Dit is handig wanneer je gebruik maakt van:

• De frontend
• Het ledenportaal
• Afgeschermde collecties
• Onderzoekersomgevingen
• Extranet- of samenwerkingsportalen

Voorbeelden van frontendrollen zijn:

• Publiek
• Leden
• Donateurs
• Vrijwilligers
• Onderzoekers
• Bestuursleden
• Partnerorganisaties

Rollen voor Linked Open Data
KLEKSI biedt tevens de mogelijkheid om een aparte rol in te stellen voor gegevens die via Linked Open Data (LOD) worden gepubliceerd.

Hiermee kun je afzonderlijk bepalen:

• Welke gegevens openbaar gepubliceerd mogen worden.
• Welke gegevens alleen zichtbaar zijn voor leden.
• Welke gegevens uitsluitend binnen het dashboard beschikbaar blijven.

Dit geeft maximale controle over de zichtbaarheid van collectiegegevens.

Exclusieve toegang voor leden
Met behulp van rollen kun je bepaalde informatie uitsluitend beschikbaar maken voor specifieke gebruikersgroepen.

Voorbeelden zijn:

• Auteursrechtelijk beschermd materiaal
• Niet-openbare objectgegevens
• Onderzoeksinformatie
• Interne documentatie
• Hoge resolutie afbeeldingen
• Exclusieve collecties

Per collectie, element, bestand of frontendonderdeel kun je bepalen welke rollen toegang hebben.

Gebruikers zonder de juiste rol krijgen deze informatie niet te zien.


Rollen combineren met collecties en elementen
Een krachtig kenmerk van KLEKSI is dat rollen gecombineerd kunnen worden met toegangsrechten op collecties en elementen.

Hierdoor kun je zeer gedetailleerd bepalen:

• Welke collecties zichtbaar zijn.
• Welke objecten toegankelijk zijn.
• Welke elementen zichtbaar zijn.
• Welke velden bewerkt mogen worden.
• Welke bestanden bekeken mogen worden.
• Welke procedures beschikbaar zijn.

Dit maakt KLEKSI geschikt voor zowel kleine organisaties als grote instellingen met complexe rechtenstructuren.


Voorbeeld
Stel dat je een collectie hebt met zowel openbare als vertrouwelijke gegevens.

Je kunt dan bijvoorbeeld:

• De collectie zichtbaar maken voor alle medewerkers.
• Financiële gegevens alleen tonen aan beheerders.
• Onderzoeksinformatie beschikbaar maken voor onderzoekers.
• Hoge resolutie afbeeldingen beschikbaar maken voor leden.
• Alleen basisinformatie publiceren via de website.

Allemaal binnen dezelfde omgeving en op basis van rollen.


Belangrijk
Gebruikersrollen vormen de basis van het toegangsbeheer binnen KLEKSI. Door rollen zorgvuldig in te richten, zorg je ervoor dat iedere gebruiker alleen toegang heeft tot de informatie en functionaliteiten die noodzakelijk zijn voor zijn of haar werkzaamheden.

Dit verhoogt niet alleen de veiligheid van gegevens, maar maakt het systeem ook overzichtelijker, gebruiksvriendelijker en beter beheersbaar.