Rollen bepalen welke onderdelen van KLEKSI zichtbaar zijn voor gebruikers en welke handelingen zij mogen uitvoeren. Door gebruik te maken van rollen kun je de toegang tot gegevens, collecties en functionaliteiten nauwkeurig beheren. Bij het instellen van permissies kun je per rol bepalen welke lees- en schrijfrechten van toepassing zijn op collecties, objecten, procedures, elementen, bestanden en andere onderdelen van het systeem.


Flexibele gebruikersrollen
KLEKSI biedt een flexibel rollen- en permissiemodel waarmee je zelf rollen kunt aanmaken en beheren. Hierdoor houd je volledige controle over wie welke informatie mag bekijken, wijzigen of beheren.

Je kunt rollen aanmaken voor verschillende soorten gebruikers en vervolgens per onderdeel van de applicatie bepalen:

• Of een gebruiker het onderdeel mag bekijken.
• Of een gebruiker gegevens mag toevoegen of wijzigen.
• Of een gebruiker beheerrechten krijgt.
• Of een gebruiker helemaal geen toegang heeft.

Onderdelen waarvoor een gebruiker geen rechten heeft, worden niet getoond. Hierdoor blijft de interface overzichtelijk en ziet een gebruiker alleen de onderdelen die relevant zijn voor zijn of haar werkzaamheden.


Rechten op verschillende niveaus
Rollen kunnen worden toegepast op verschillende onderdelen binnen KLEKSI.

Denk hierbij aan:

• Collecties
• Objecttypen
• Objecten
• Procedures
• Elementen
• Velden
• Keuzelijsten
• DAM / Filemanager
• Dashboardmodules
• Frontendpagina's
• Mediabestanden

Hierdoor kun je zeer gedetailleerd bepalen welke informatie zichtbaar of bewerkbaar is.


Eigen rollen aanmaken
Je kunt onbeperkt eigen rollen aanmaken die aansluiten bij de werkwijze van jouw organisatie.


Een nieuwe rol aanmaken
Ga naar Rollen via het menu aan de linkerzijde.

1. Klik op de + knop.
2. Voer een naam in voor de nieuwe rol.
3. Stel de gewenste rechten in.
4. Klik op Opslaan.

Voorbeelden van veelgebruikte rollen zijn:

• Vrijwilliger
• Fotograaf
• Conservator
• Gastonderzoeker
• Bestuurslid
• Projectmedewerker
• Externe partner

Rollen voor dashboardgebruikers
Zelf aangemaakte rollen kunnen worden toegewezen aan gebruikers van het dashboard.

Hierdoor kun je gebruikers toegang geven tot precies die onderdelen die nodig zijn voor hun werkzaamheden.

Voorbeeld: Fotograaf
Een fotograaf heeft bijvoorbeeld alleen toegang nodig tot:

• DAM / Filemanager
• Uploadfunctionaliteit
• Mediabestanden

Toegang tot objectbeheer, instellingen, gebruikersbeheer en andere onderdelen zijn dan automatisch uitgeschakeld voor deze gebruikersrol.

Zo krijgt iedere gebruiker alleen toegang tot de functionaliteiten die voor zijn of haar werkzaamheden relevant zijn.


Rollen voor bezoekers van de frontend
Naast dashboardgebruikers kun je ook rollen gebruiken voor bezoekers van de frontend van jouw website.

Dit is vooral interessant wanneer je gebruik maakt van:

• Het ledenportaal
• Afgeschermde collecties
• Onderzoekersomgevingen
• Extranet- of samenwerkingsportalen

Voorbeelden van frontendrollen zijn:

• Publiek
• Lid
• Donateur
• Vrijwilliger
• Onderzoeker
• Bestuurslid
• Partnerorganisatie

Rollen voor Linked Open Data
KLEKSI biedt tevens de mogelijkheid om een aparte rol te gebruiken voor gegevens die via Linked Open Data (LOD) worden gepubliceerd.

Hiermee kun je afzonderlijk bepalen:

• Welke gegevens openbaar gepubliceerd mogen worden.
• Welke gegevens alleen zichtbaar zijn voor leden.
• Welke gegevens uitsluitend binnen het dashboard beschikbaar blijven.

Dit geeft maximale controle over de zichtbaarheid van collectiegegevens.

Exclusieve toegang voor leden
Met behulp van rollen kun je bepaalde informatie uitsluitend beschikbaar maken voor specifieke gebruikersgroepen.

Voorbeelden zijn:

• Auteursrechtelijk beschermd materiaal
• Niet-openbare objectgegevens
• Onderzoeksinformatie
• Interne documentatie
• Hoge resolutie afbeeldingen
• Exclusieve collecties

Per collectie, element, bestand of frontendonderdeel kun je bepalen welke rollen toegang hebben.

Gebruikers zonder de juiste rol krijgen deze informatie niet te zien.


Rollen combineren met collecties en elementen
Een krachtig kenmerk van KLEKSI is dat rollen gecombineerd kunnen worden met toegangsrechten op collecties en elementen.

Hierdoor kun je zeer gedetailleerd bepalen:

• Welke collecties zichtbaar zijn.
• Welke objecten toegankelijk zijn.
• Welke elementen zichtbaar zijn.
• Welke velden bewerkt mogen worden.
• Welke bestanden bekeken mogen worden.
• Welke procedures beschikbaar zijn.

Dit maakt KLEKSI geschikt voor zowel kleine organisaties als grote instellingen met complexe rechtenstructuren.


Voorbeeld
Stel dat je een collectie hebt met zowel openbare als vertrouwelijke gegevens.

Je kunt dan bijvoorbeeld:

• De collectie zichtbaar maken voor alle medewerkers.
• Financiële gegevens alleen tonen aan beheerders.
• Onderzoeksinformatie beschikbaar maken voor onderzoekers.
• Hoge resolutie afbeeldingen beschikbaar maken voor leden.
• Alleen basisinformatie publiceren via de website.

Allemaal binnen dezelfde omgeving en op basis van rollen.


Belangrijk
Gebruikersrollen vormen de basis van het toegangsbeheer binnen KLEKSI. Door rollen zorgvuldig in te richten, zorg je ervoor dat iedere gebruiker alleen toegang heeft tot de informatie en functionaliteiten die noodzakelijk zijn voor zijn of haar werkzaamheden.

Dit verhoogt niet alleen de veiligheid van gegevens, maar maakt het systeem ook overzichtelijker, gebruiksvriendelijker en beter beheersbaar.