Rollen legen fest, welche Teile von KLEKSI für Benutzer sichtbar sind und welche Aktionen sie ausführen dürfen. Mithilfe von Rollen können Sie den Zugriff auf Daten, Sammlungen und Funktionen präzise steuern. Bei der Festlegung von Berechtigungen können Sie pro Rolle bestimmen, welche Lese- und Schreibrechte für Sammlungen, Objekte, Prozeduren, Elemente, Dateien und andere Systemteile gelten.


Flexible Benutzerrollen
KLEKSI bietet ein flexibles Rollen- und Berechtigungsmodell, mit dem Sie Rollen selbst erstellen und verwalten können. Dadurch haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer welche Informationen einsehen, ändern oder verwalten darf.

Sie können Rollen für verschiedene Benutzertypen erstellen und diese dann für jeden Teil der Anwendung festlegen:

• Ob ein Benutzer die Komponente anzeigen darf.
• Ob ein Benutzer Daten hinzufügen oder ändern darf.
• Ob einem Benutzer administrative Rechte gewährt werden.
• Oder ob ein Benutzer überhaupt keinen Zugriff hat.

Komponenten, für die ein Benutzer keine Berechtigungen besitzt, werden nicht angezeigt. Dadurch bleibt die Benutzeroberfläche übersichtlich und es wird sichergestellt, dass ein Benutzer nur die für seine Arbeit relevanten Komponenten sieht.


Rechte auf verschiedenen Ebenen
Walzen können an verschiedenen Bauteilen innerhalb von KLEKSI eingesetzt werden.

Folgendes ist zu beachten:

• Sammlungen
• Objekttypen
• Objekte
• Verfahren
• Elemente
• Felder
• Auswahllisten
• DAM / Dateimanager
• Dashboard-Module
• Frontend-Seiten
• Mediendateien

Dies ermöglicht es Ihnen, bis ins kleinste Detail festzulegen, welche Informationen sichtbar oder bearbeitbar sind.


Benutzerdefinierte Rollen erstellen
Sie können eine unbegrenzte Anzahl benutzerdefinierter Rollen erstellen, die auf die Arbeitsmethoden Ihrer Organisation abgestimmt sind.


Neue Rolle erstellen
Gehen Sie über das Menü auf der linken Seite zu „Rollen“.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
2. Geben Sie einen Namen für die neue Rolle ein.
3. Legen Sie die gewünschten Berechtigungen fest.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Beispiele für häufig verwendete Rollen sind:

• Freiwilliger
• Fotograf
• Kurator
• Gastforscher
• Vorstandsmitglied
• Projektmitarbeiter
• Externer Partner

Rollen für Dashboard-Benutzer
Den Benutzern des Dashboards können individuell erstellte Rollen zugewiesen werden.

Dies ermöglicht es Ihnen, Benutzern Zugriff auf genau die Komponenten zu gewähren, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Beispiel: Fotograf
Ein Fotograf benötigt beispielsweise nur Zugriff auf Folgendes:

• DAM / Dateimanager
• Upload-Funktion
• Mediendateien

Der Zugriff auf Objektverwaltung, Einstellungen, Benutzerverwaltung und andere Komponenten wird für diese Benutzerrolle automatisch deaktiviert.

Auf diese Weise erhält jeder Benutzer nur Zugriff auf die Funktionen, die für seine Arbeit relevant sind.


Rollen für Frontend-Besucher
Zusätzlich zu Dashboard-Benutzern können Sie auch Rollen für Besucher des Frontends Ihrer Website verwenden.

Dies ist besonders interessant, wenn man Folgendes verwendet:

• Das Mitgliederportal
• Geschützte Sammlungen
• Forschungsumgebungen
• Extranet- oder Kollaborationsportale

Beispiele für Frontend-Rollen sind:

• Publikum
• Mitglied
• Spender
• Freiwilliger
• Forscher
• Vorstandsmitglied
• Partnerorganisation

Rollen für verknüpfte offene Daten
KLEKSI bietet außerdem die Möglichkeit, eine separate Rolle für Daten zu verwenden, die über Linked Open Data (LOD) veröffentlicht werden.

Damit können Sie separat bestimmen:

• Welche Daten dürfen öffentlich veröffentlicht werden?
• Welche Daten sind nur für Mitglieder sichtbar?
• Welche Daten ausschließlich im Dashboard verfügbar bleiben.

Dies ermöglicht maximale Kontrolle über die Sichtbarkeit der erhobenen Daten.

Exklusiver Zugang für Mitglieder
Mithilfe von Rollen können Sie bestimmte Informationen ausschließlich bestimmten Benutzergruppen zur Verfügung stellen.

Beispiele sind:

• Urheberrechtlich geschütztes Material
• Nicht-öffentliche Objektdaten
• Forschungsinformationen
• Interne Dokumentation
• Hochauflösende Bilder
• Exklusive Kollektionen

Sie können festlegen, welche Rollen Zugriff auf die einzelnen Sammlungen, Elemente, Dateien oder Frontend-Komponenten haben.

Benutzer ohne die entsprechende Rolle sehen diese Informationen nicht.


Rollen mit Sammlungen und Elementen kombinieren
Eine herausragende Funktion von KLEKSI ist die Möglichkeit, Rollen mit Zugriffsrechten auf Sammlungen und Elemente zu kombinieren.

Dies ermöglicht es Ihnen, im Detail Folgendes zu bestimmen:

• Welche Sammlungen sind sichtbar?
• Welche Objekte sind zugänglich?
• Welche Elemente sind sichtbar?
• Welche Felder können bearbeitet werden?
• Welche Dateien können angezeigt werden?
• Welche Verfahren stehen zur Verfügung?

Dadurch eignet sich KLEKSI sowohl für kleine Organisationen als auch für große Institutionen mit komplexen Rechtestrukturen.


Beispiel
Angenommen, Sie verfügen über eine Sammlung, die sowohl öffentliche als auch vertrauliche Daten enthält.

Sie können dann beispielsweise Folgendes tun:

• Die Sammlung soll allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.
• Finanzdaten nur Administratoren anzeigen.
• Bereitstellung von Forschungsinformationen für Forscher.
• Stellen Sie den Mitgliedern hochauflösende Bilder zur Verfügung.
• Veröffentlichen Sie über die Website nur grundlegende Informationen.

Alles innerhalb desselben Umfelds und basierend auf Rollen.


Wichtig
Benutzerrollen bilden die Grundlage der Zugriffsverwaltung in KLEKSI. Durch die sorgfältige Konfiguration von Rollen stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer nur Zugriff auf die für seine Arbeit notwendigen Informationen und Funktionen hat.

Dies erhöht nicht nur die Datensicherheit, sondern macht das System auch übersichtlicher, benutzerfreundlicher und einfacher zu verwalten.