Deze pagina legt uit wat de DAM / Filemanager is en hoe je deze kunt gebruiken binnen KLEKSI.

De DAM (Digital Asset Management) is de centrale omgeving voor het beheren, organiseren en archiveren van bestanden. Hier kun je afbeeldingen, documenten, audio-, video- en andere bestanden opslaan en vervolgens koppelen aan objecten binnen je collectie.

De DAM is ontworpen om het beheren van digitale bestanden zo eenvoudig mogelijk te maken, zonder dat je kennis hoeft te hebben van bestandsformaten, conversies of technische opslagmethoden.


De DAM / Filemanager openen
Ga via het menu aan de linkerzijde naar DAM / Filemanager.

Hier krijg je een overzicht van alle mappen en bestanden die binnen jouw omgeving zijn opgeslagen.

Met de + knop kun je:

• Een nieuwe map aanmaken.
• Eén of meerdere bestanden uploaden.

Mappen beheren
Om je bestanden overzichtelijk te houden kun je een onbeperkt aantal mappen en submappen aanmaken.

Mappen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om bestanden te organiseren op basis van:

• Collecties
• Projecten
• Tentoonstellingen
• Jaarlagen
• Objecttypen
• Bestandssoorten

De mappenstructuur heeft geen invloed op de objectregistratie en dient uitsluitend voor het organiseren van bestanden binnen de DAM.


Bestanden uploaden
Uploaden via de uploadknop

1. Klik op de + knop.
2. Selecteer één of meerdere bestanden vanaf je computer.
3. Bevestig de upload.

De bestanden worden vervolgens automatisch opgeslagen in de geselecteerde map.


Uploaden via drag & drop
Je kunt bestanden ook rechtstreeks vanuit:

• Windows Verkenner
• macOS Finder
• naar de DAM slepen.

Sleep één of meerdere bestanden vanuit de Verkenner (Windows) of Finder (macOS) naar het venster binnen de DAM / Filemanager en laat de bestanden los in het popup-venster dat hiervoor in beeld komt. Klik op 'Uploaden' om de upload te starten. Per bestand wordt met een laadbalk de voortgang van het bestand uploaden weergegeven. Er zit geen limiet aan het aantal bestanden die je tegelijk kunt uploaden. De maximale bestandsgrootte betreft 50TB.

Tijdens het uploaden controleert KLEKSI de integriteit van ieder bestand met behulp van een geïntegreerde checksum-controle. Hierbij wordt een unieke digitale vingerafdruk van het bestand berekend en opgeslagen. Na de upload wordt gecontroleerd of het ontvangen bestand exact overeenkomt met het oorspronkelijke bestand op jouw computer.

Deze controle helpt beschadigde of onvolledig geüploade bestanden te detecteren en draagt bij aan de betrouwbaarheid en duurzaamheid van jouw digitale collectie. Hierdoor weet je zeker dat bestanden correct zijn opgeslagen en dat de integriteit van het originele bestand behouden blijft.


Ondersteunde bestandsformaten
KLEKSI ondersteunt vrijwel alle gangbare bestandsformaten en extensies, mits deze vanuit veiligheidsoogpunt zijn toegestaan.

Voorbeelden zijn:

• Afbeeldingen
• PDF-documenten
• Office-bestanden
• Audiofragmenten
• Videobestanden
• 3D-bestanden
• Archiefbestanden
• Overige documenten

Het originele bestand wordt altijd veilig opgeslagen en blijft volledig behouden.


Bestanden koppelen aan objecten
Bestanden die in de DAM zijn opgeslagen kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan objecten.

Wanneer je binnen een object kiest voor Mediabestand(en) toevoegen, wordt de DAM geopend en kun je bestaande bestanden selecteren zonder deze opnieuw te hoeven uploaden.

Eén bestand kan desgewenst aan meerdere objecten worden gekoppeld.


Preview bekijken
Wanneer je een bestand selecteert in de DAM, wordt aan de rechterzijde een voorbeeldweergave getoond.

Afhankelijk van het bestandstype kun je onder andere zien:

• Een preview van het bestand.
• De bestandsnaam.
• De bestandsgrootte.
• Afmetingen van afbeeldingen.
• Overige technische eigenschappen.

Rechtsboven in de hoek van de preview kun je de afbeelding vergroten en schermvullend bekijken.


Metadata toevoegen aan bestanden
Aan ieder bestand kunnen metadata worden gekoppeld. Hiervoor kun je een objecttype aanmaken en flexibel inrichten. De metadatafunctionaliteit werkt volgens hetzelfde principe als bij objectregistraties. Hierdoor kun je zelf bepalen welke gegevens je wilt vastleggen en hoe deze worden gepresenteerd.

Voorbeelden van metadata zijn:

• Titel
• Beschrijving
• Auteur
• Fotograaf
• Copyrightinformatie
• Datering
• Trefwoorden

De metadata-interface kan volledig worden ingericht op basis van de wensen van jouw organisatie. Voor meer informatie over het inrichten van een objecttype bekijk de documentatie over Objecttypen.


Automatische optimalisatie
KLEKSI optimaliseert bestanden automatisch voor gebruik binnen het dashboard en op websites.


Afbeeldingen
Voor afbeeldingen worden automatisch geoptimaliseerde versies gegenereerd die sneller laden en minder dataverkeer verbruiken.

Hierdoor:

• Laden pagina's sneller.
• Wordt minder opslagruimte gebruikt.
• Verbruiken bezoekers minder data.
• Blijft de ecologische voetafdruk van de collectie zo laag mogelijk.
• Het originele bestand blijft daarbij altijd ongewijzigd bewaard.

Audio- en videobestanden
Audio- en videobestanden kunnen automatisch worden verwerkt naar webvriendelijke formaten en kwaliteitsniveaus, zodat deze efficiënt kunnen worden afgespeeld op verschillende apparaten en internetsnelheden.

Ook hierbij blijft het originele bronbestand altijd behouden.


Veiligheid en opslag
Alle originele bestanden worden veilig opgeslagen en redundant bewaard.

Dit betekent dat:

• Het originele bestand nooit wordt overschreven.
• Afgeleide bestanden afzonderlijk worden opgeslagen.
• Bestanden beschermd zijn tegen verlies door hardwarestoringen.
• De originele bronbestanden altijd beschikbaar blijven.

Belangrijk
De DAM / Filemanager vormt het centrale archief voor alle digitale bestanden binnen KLEKSI. Door bestanden eerst in de DAM op te slaan en vervolgens aan objecten te koppelen, houd je jouw collectie overzichtelijk, voorkom je dubbele uploads en beheer je al je digitale assets vanuit één centrale omgeving.