Deze pagina legt uit wat objecttypen zijn en hoe je deze kunt beheren binnen KLEKSI.


Wat zijn objecttypen?
Een objecttype bepaalt welke gegevens je kunt registreren voor een object.

Voorbeelden van objecttypen zijn:

• Schilderij
• Sculptuur
• Publicatie
• Foto
• Voorwerp
• Audiobestand
• Videobestand

Omdat ieder type object andere eigenschappen heeft, kun je per objecttype zelf bepalen welke informatie moet worden vastgelegd.

Zo heeft een schilderij bijvoorbeeld velden nodig voor kunstenaar, techniek en afmetingen, terwijl een publicatie juist velden nodig heeft voor auteur, uitgever en ISBN.

KLEKSI biedt volledige flexibiliteit om per objecttype de gewenste structuur samen te stellen.


De structuur van een objecttype
KLEKSI werkt met een flexibele structuur die uit drie lagen bestaat:

1. Groepen
2. Elementen
3. Velden

Voorbeeld

Groep: Identificatie
Element: Vervaardiger
Velden:

• Naam vervaardiger
• Rol vervaardiger

Wanneer een object meerdere vervaardigers heeft, kan het element Vervaardiger eenvoudig worden gedupliceerd zodat meerdere vervaardigers met verschillende rollen kunnen worden geregistreerd.

Deze opbouw maakt het mogelijk om complexe registratiestructuren overzichtelijk te houden.


Een objecttype aanmaken
Ga via Beheer naar Objecttypen.

• Klik op de + knop.
• Voer een naam in voor het nieuwe objecttype.
• Klik op Opslaan.

Het objecttype wordt toegevoegd aan het overzicht en is direct beschikbaar voor verdere inrichting.


Structuur van een objecttype beheren
Klik achter een objecttype op Structuur bewerken.

Je komt nu in de structuurbeheerpagina.

Hier zie je:

• Links: de huidige structuur van het objecttype.
• Rechts: alle beschikbare elementen.

Vanuit deze pagina kun je groepen aanmaken, elementen toevoegen, de volgorde bepalen en bestaande onderdelen beheren.


Elementen aanmaken en beheren
Elementen vormen de bouwstenen van een objecttype en bevatten één of meerdere velden.

Nieuw element aanmaken

1. Klik op het tandwiel-icoon.
2. Open het overzicht van alle elementen.
3. Klik op de + knop.
4. Geef het element een naam.
5. Voeg de gewenste velden toe.
6. Stel eventueel lees- en schrijfrechten in.
7. Klik op Opslaan.

Het nieuwe element verschijnt vervolgens in de lijst met beschikbare elementen.


Structuur inrichten
Maak eerst een groep aan. Klik op 'Nieuwe groep toevoegen' om een nieuwe groep aan te maken.

Voorbeelden van groepen zijn:

• Identificatie
• Beschrijving
• Vervaardiging
• Provenance
• Documentatie
• Media

Elementen toevoegen aan een groep

1. Schakel de optie Bewerken in.
2. Maak aan de linkerzijde een groep aan.
3. Sleep een element vanuit Beschikbare elementen naar een groep binnen de Huidige structuur.
4. Laat het element los op de gewenste positie.

Met drag & drop kun je ook de volgorde van groepen en elementen aanpassen.


Elementen hergebruiken
Een belangrijk voordeel van KLEKSI is dat elementen kunnen worden hergebruikt binnen meerdere objecttypen.

Wanneer hetzelfde element wordt gebruikt bij verschillende objecttypen:

• hoeft het element slechts één keer te worden onderhouden;
• kunnen gebruikers op dezelfde gegevens zoeken over meerdere objecttypen heen;
• blijven gegevensstructuren consistent.
• Wanneer een nieuw veld wordt toegevoegd aan het element heeft elk objecttype dat dit element gebruikt automatisch dit nieuwe veld ter beschikking.

Voorbeelden van herbruikbare elementen zijn:

• Vervaardiger
• Datering
• Materiaal
• Afmetingen
• Locatie
• Etc...

Elementen die uitsluitend voor één objecttype worden gebruikt, kunnen apart worden doorzocht.

Elementen verplaaten

Binnen KLEKSI kun je de indeling van de objectstructuur aanpassen door elementen naar een andere groep te verplaatsen. Hierdoor kun je de structuur eenvoudig reorganiseren zonder dat eerder geregistreerde gegevens verloren gaan.

Bij het verplaatsen van elementen gelden de volgende uitgangspunten:

• Velden kunnen niet afzonderlijk verplaatst worden naar een ander element.
• Alleen volledige elementen kunnen naar een andere groep binnen de objectstructuur worden verplaatst.
• Bij het verplaatsen van een element blijven alle gegevens in de bijbehorende velden behouden.
• Na het verplaatsen heeft het systeem enige tijd nodig voordat alle gegevens overal zijn aangepast, afhankelijk van de grootte van de collectie en het aantal gegevens binnen het element.

Rechten en toegangsbeheer
KLEKSI ondersteunt uitgebreide rechtenstructuren voor zowel dashboardgebruikers als bezoekers van de frontend.

Per rol kun je bepalen:

• Welke collecties zichtbaar zijn.
• Welke elementen zichtbaar zijn.
• Welke elementen bewerkt mogen worden.
• Welke elementen alleen-lezen zijn.

Wanneer bepaalde informatie niet voor iedereen toegankelijk mag zijn, kun je deze het beste onderbrengen in een afzonderlijk element. Vervolgens kun je dit element afschermen met rechten.

Hierdoor houd je volledige controle over welke informatie zichtbaar is voor welke gebruikersgroep.


Elementen verwijderen (bij objecttype beheer)
Het verwijderen van een element vereist extra bevestiging omdat hierdoor ook reeds ingevoerde gegevens verloren kunnen gaan.

Element verwijderen uit een objecttype

1. Schakel Bewerken in.
2. Sleep het element vanuit de Huidige structuur terug naar Beschikbare elementen.
3. Bevestig de verwijderactie.

Je krijgt vervolgens een waarschuwing zoals:

Weet je zeker dat je 'Documenten' uit de huidige structuur wilt verwijderen? Gegevens die reeds zijn ingevoerd bij objecten die gebruik maken van dit element worden met deze actie verwijderd.

Om onbedoelde verwijdering te voorkomen moet je eerst het opgegeven woord invoeren voordat de definitieve verwijderknop beschikbaar wordt.


Velden verwijderen (bij objecttype beheer)
Wees voorzichtig bij het verwijderen van velden.Wanneer je een veld verwijdert uit de structuur van een objecttype, worden ook alle waarden verwijderd die bij dit veld in de bijbehorende objecten zijn ingevoerd. Het verwijderen van een veld kan daardoor gevolgen hebben voor een groot aantal objecten en moet daarom zorgvuldig worden uitgevoerd. Om onbedoeld gegevensverlies te voorkomen, kan alleen een gebruiker met de rol Beheerder een veld uit de structuur verwijderen.

Wanneer een element door meerdere objecttypen wordt gebruikt, worden verwijderde velden inclusief alle ingevoerde gegevens verwijderd uit alle objecttypen die dit element gebruiken.

Controleer daarom altijd eerst:

1. Welke objecttypen gebruikmaken van het betreffende element.
2. Of de gegevens nog ergens anders nodig zijn.

Dit overzicht vind je via het tandwiel-icoon in het elementbeheer.

Velden beheren

Veldtype wijzigen (bij objecttype beheer)
Het wijzigen van het veldtype heeft gevolgen voor de gegevens die al in het veld zijn opgeslagen. Wanneer je het veldtype bij een individueel object wijzigt, gaat de bestaande inhoud van dat veld verloren. Dit geldt ongeacht naar welk veldtype je het veld wijzigt, bijvoorbeeld van een tekstveld naar een keuzelijst of van een tekstvak naar een tekstveld. Wijzig je het veldtype binnen de structuur van een objecttype, dan gaat de bestaande inhoud van dit veld verloren bij alle objecten die gebruikmaken van deze structuur. Het wijzigen van een veldtype moet daarom met de nodige voorzichtigheid gebeuren. Om onbedoeld gegevensverlies te voorkomen, kan alleen een gebruiker met de rol Beheerder het veldtype wijzigen.


Veld validatie instellen
Het is mogelijk om bij een veld de validatie in te stellen. KLEKSI biedt een toggle waarmee je kunt instellen of een veld vereist is.Dit is bedoeld voor velden waarvan je wilt dat deze minimaal worden ingevuld bij een object. Zolang het veld leeg is, wordt dit bij een veld aangegeven met een rood bolletje. Zodra het veld is ingevuld, wordt dit groen. Zo kun je in één oogopslag zien of de minimaal vereiste gegevens aanwezig zijn.

Op onze roadmap: In hetobjectenoverzicht wordt een sorteer- en filtermogelijkheden toegevoegd. Stel dat je vier velden als vereist hebt ingesteld, dan kan bijvoorbeeld zichtbaar worden dat een object voor 100% compleet is wanneer alle vier zijn ingevuld, of voor 75% wanneer slechts drie van de vier vereiste velden zijn ingevuld.

'Gebruiken als' instellen
Naast de overige veldinstellingen kun je ook bepalen welke functie een veld binnen KLEKSI heeft. Standaard heeft ieder nieuw veld de functie 'Standaard'. Indien gewenst kun je aan een veld een specifieke functie toekennen.

De volgende functies zijn beschikbaar:

• Gebruiken als 'Standaard'
  Dit is de standaardfunctie van een veld. Het veld heeft hierbij geen bijzondere functie binnen KLEKSI en kan vrij worden gebruikt voor het registreren van gegevens.
  
  
• Gebruiken als 'Titel/naam'
  Hiermee bepaal je welk veld wordt gebruikt als de titel of naam van een object. De inhoud van dit veld wordt gebruikt om het object herkenbaar weer te geven binnen KLEKSI en in onderdelen van de publieksomgeving. Deze veldinstelling is alleen mogelijk voor het type 'tekstveld'.
  
  
• Gebruiken als 'Subtitel'
  Hiermee bepaal je welk veld als subtitel wordt gebruikt. Op de detailpagina van de frontend wordt deze waarde direct onder de titel of naam van het object weergegeven.Deze veldinstelling is alleen mogelijk voor het type 'tekstveld'.
  
  
• Gebruiken als 'Beschrijving'
  Hiermee bepaal je welk veld wordt gebruikt als publieksomschrijving van het object. Op de detailpagina van de frontend wordt deze tekst onder de titel en subtitel weergegeven. De inhoud van dit veld kan daarnaast worden gebruikt voor de tekst-naar-spraakfunctie, zodat bezoekers met dyslexie, een visuele beperking of andere leesbeperking de beschrijving kunnen laten voorlezen.Deze veldinstelling is alleen mogelijk voor het type 'tekstvak'.
  
  
• Gebruiken als 'Locatie'
  De oorspronkelijke functie van dit veld is het tonen van de locatie van een object op de frontend. Het locatieveld kan echter ook voor andere doeleinden worden gebruikt. Je kunt hier bijvoorbeeld een jaartal, vervaardiger, plaatsnaam of een andere relevante waarde tonen die je op een vaste positie op de detailpagina onder de aandacht van de bezoeker wilt brengen.Deze veldinstelling is alleen mogelijk voor het type 'tekstveld'.

Korte toelichting

Met de optie Gebruik als kun je aan specifieke velden een bijzondere functie toekennen. Een veld wordt dan niet alleen gebruikt voor het registreren van gegevens, maar krijgt ook een specifieke rol binnen KLEKSI en eventueel op de frontend.

Een ander veld als titel gebruiken
Wanneer alle velden zijn ingesteld op Standaard, voegt KLEKSI bij ieder object automatisch een aparte groep Titel toe, met daarin het veld Titel. Je kunt er echter ook voor kiezen om een bestaand tekstveld als titelveld te gebruiken. Bij een collectie bidprentjes kun je bijvoorbeeld het veld Achternaam instellen als titelveld. Het automatisch aangemaakte titelveld komt dan te vervallen. Dit is vooral handig voor collecties waarbij objecten geen eigenlijke titel hebben, maar waarbij een ander gegeven beter geschikt is om het object te identificeren. Wanneer een gebruiker vervolgens een nieuw object aanmaakt, vraagt KLEKSI niet langer om eerst een titel in te voeren, maar in dit voorbeeld om de achternaam.

Een bijkomend voordeel is dat je het titelveld kunt opnemen binnen een bestaande groep of een bestaand element. Hierdoor is het niet nodig om uitsluitend voor de titel een aparte groep of een apart element te gebruiken. Dit zorgt voor een logischere en overzichtelijkere inrichting van het registratieformulier.


Gebruik van het titelveld op de frontend
Het veld dat als titel is ingesteld, heeft niet alleen een functie bij het registreren van nieuwe objecten, maar wordt ook gebruikt bij de presentatie van objecten op de frontend.

De waarde van dit veld wordt onder andere gebruikt als:

• Titel in het resultatenoverzicht: de tekst die onder de afbeelding van een object wordt weergegeven.
• Titel op de detailpagina: de titel die bovenaan de detailpagina van het object wordt getoond.

Door een passend veld als titelveld aan te wijzen, bepaal je dus ook hoe objecten voor bezoekers worden gepresenteerd.


Overige functies van 'Gebruik als'
Naast het aanwijzen van een titelveld biedt 'Gebruik als' aanvullende functies, onder andere voor de presentatie van gegevens op de frontend. Zo kun je bijvoorbeeld een veld instellen als Subtitel. Hiervoor kun je een plaatsnaam, datering of een ander relevant gegeven gebruiken dat aanvullende informatie geeft over het object. Op deze manier kun je zelf bepalen welke geregistreerde gegevens een prominente plaats krijgen in de presentatie van je collectie.

Het uitgangspunt bij deze veldinstellingen is dus vooral: welke gegevens wil je op de frontend gebruiken en tonen, en niet zozeer: welk veld wil je gebruiken om een object te registreren.



Belangrijk
Een objecttype kan niet worden gewijzigd. Nadat een object is geregistreerd, kan het gekozen objecttype niet meer worden gewijzigd. Dit is een bewuste keuze binnen KLEKSI, omdat ieder objecttype een eigen structuur met specifieke velden heeft. Wanneer een objecttype achteraf zou worden gewijzigd, bestaat het risico dat gegevens verloren gaan doordat bepaalde velden in het nieuwe objecttype niet bestaan. Heb je per ongeluk een verkeerd objecttype gekozen? Dan moet het object opnieuw worden geregistreerd met het juiste objecttype. Controleer daarom altijd zorgvuldig of je het juiste objecttype selecteert voordat je een nieuw object aanmaakt.

Het is overigens niet mogelijk om individuele velden los te verplaatsen naar een ander element. Wel kun je complete elementen naar een andere groep slepen. Daarbij blijven alle bestaande gegevens behouden.