Diese Seite erklärt, was Objekttypen sind und wie Sie diese in KLEKSI verwalten können.


Was sind Objekttypen?
Der Objekttyp bestimmt, welche Daten für ein Objekt registriert werden können.

Beispiele für Objekttypen sind:

• Malerei
• Skulptur
• Veröffentlichung
• Foto
• Objekt
• Audiodatei
• Videodatei

Da jeder Objekttyp unterschiedliche Eigenschaften besitzt, können Sie selbst bestimmen, welche Informationen für jeden Objekttyp erfasst werden müssen.

Bei einem Gemälde sind beispielsweise Felder für Künstler, Technik und Abmessungen erforderlich, während bei einer Publikation Felder für Autor, Verlag und ISBN benötigt werden.

KLEKSI bietet volle Flexibilität bei der Konfiguration der gewünschten Struktur für jeden Objekttyp.


Die Struktur eines Objekttyps
KLEKSI arbeitet mit einer flexiblen Struktur, die aus drei Schichten besteht:

1. Gruppen
2. Elemente
3. Felder

Beispiel

Gruppe : Identifikation
Element : Hersteller
Felder :

• Name des Herstellers
• Rollenhersteller

Wenn ein Objekt mehrere Ersteller hat, kann das Ersteller-Element einfach dupliziert werden, sodass mehrere Ersteller mit unterschiedlichen Rollen registriert werden können.

Diese Struktur ermöglicht es, komplexe Registrierungsstrukturen übersichtlich und organisiert zu halten.


Erstellen Sie einen Objekttyp
Gehen Sie über die Verwaltung zu Objekttypen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
• Geben Sie einen Namen für den neuen Objekttyp ein.
• Klicken Sie auf Speichern.

Der Objekttyp wird der Übersicht hinzugefügt und steht sofort für weitere Konfigurationen zur Verfügung.


Verwalten Sie die Struktur eines Objekttyps
Klicken Sie neben einem Objekttyp auf „Struktur bearbeiten“.

Sie befinden sich nun auf der Seite zur Strukturverwaltung.

Hier sehen Sie:

• Links: die aktuelle Struktur des Objekttyps.
• Rechts: alle verfügbaren Elemente.

Auf dieser Seite können Sie Gruppen erstellen, Elemente hinzufügen, die Reihenfolge festlegen und vorhandene Komponenten verwalten.


Elemente erstellen und verwalten
Elemente bilden die Bausteine eines Objekttyps und enthalten ein oder mehrere Felder.

Neues Element erstellen

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
2. Öffne die Übersicht aller Elemente.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
4. Gib dem Element einen Namen.
5. Fügen Sie die gewünschten Felder hinzu.
6. Legen Sie gegebenenfalls Lese- und Schreibberechtigungen fest.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Das neue Element erscheint dann in der Liste der verfügbaren Elemente.


Aufbau der Struktur
Zuerst erstellen Sie eine Gruppe. Klicken Sie auf „Neue Gruppe hinzufügen“, um eine neue Gruppe zu erstellen.

Beispiele für Gruppen sind:

• Identifikation
• Beschreibung
• Herstellung
• Herkunft
• Dokumentation
• Medien

Hinzufügen von Elementen zu einer Gruppe

1. Aktivieren Sie die Bearbeitungsoption.
2. Erstellen Sie eine Gruppe auf der linken Seite.
3. Ziehen Sie ein Element aus den verfügbaren Elementen in eine Gruppe innerhalb der aktuellen Struktur.
4. Das Element wird an der gewünschten Position freigegeben.

Mit Drag & Drop können Sie auch die Reihenfolge von Gruppen und Elementen anpassen.


Elemente wiederverwenden
Ein wichtiger Vorteil von KLEKSI ist, dass Elemente über mehrere Objekttypen hinweg wiederverwendet werden können.

Wenn dasselbe Element für verschiedene Objekttypen verwendet wird:

• Das Element muss nur einmal gepflegt werden;
• Benutzer können dieselben Daten über mehrere Objekttypen hinweg suchen;
• Die Datenstrukturen bleiben konsistent.
• Wenn dem Element ein neues Feld hinzugefügt wird, steht dieses neue Feld automatisch jedem Objekttyp zur Verfügung, der dieses Element verwendet.

Beispiele für wiederverwendbare Elemente sind:

• Hersteller
• Dating
• Material
• Abmessungen
• Standort
• Usw...

Elemente, die ausschließlich für einen einzigen Objekttyp verwendet werden, können separat durchsucht werden.

Bewegliche Elemente

In KLEKSI können Sie die Anordnung der Objektstruktur anpassen, indem Sie Elemente in eine andere Gruppe verschieben. So können Sie die Struktur einfach neu organisieren, ohne zuvor erfasste Daten zu verlieren.

Beim Bewegen von Elementen gelten folgende Grundsätze:

• Felder können nicht einzeln in ein anderes Element verschoben werden.
• Innerhalb der Objektstruktur können nur vollständige Elemente in eine andere Gruppe verschoben werden.
• Beim Verschieben eines Elements bleiben alle Daten in den entsprechenden Feldern erhalten.
• Nach der Verschiebung benötigt das System je nach Größe der Sammlung und der Datenmenge innerhalb des Elements einige Zeit, bis alle Daten überall aktualisiert sind.

Rechte- und Zugriffsmanagement
KLEKSI unterstützt umfangreiche Berechtigungsstrukturen sowohl für Dashboard-Benutzer als auch für Frontend-Besucher.

Für jede Rolle können Sie Folgendes festlegen:

• Welche Sammlungen sind sichtbar?
• Welche Elemente sind sichtbar?
• Welche Elemente können bearbeitet werden?
• Welche Elemente sind schreibgeschützt?

Wenn bestimmte Informationen nicht für alle zugänglich sein sollen, ist es am besten, sie in einem separaten Element zu platzieren. Dieses Element kann dann durch Berechtigungen geschützt werden.

Dies ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle darüber, welche Informationen für welche Benutzergruppe sichtbar sind.


Elemente entfernen (unter Objekttypverwaltung)
Das Löschen eines Elements erfordert eine zusätzliche Bestätigung, da zuvor eingegebene Daten dabei verloren gehen könnten.

Entferne ein Element aus einem Objekttyp

1. Bearbeitung aktivieren.
2. Ziehen Sie das Element aus der aktuellen Struktur zurück in die verfügbaren Elemente.
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang.

Sie erhalten dann eine Warnung wie beispielsweise:

Möchten Sie das Element „Dokumente“ wirklich aus der aktuellen Struktur entfernen? Daten, die bereits für Objekte mit diesem Element eingegeben wurden, werden mit dieser Aktion gelöscht.

Um ein versehentliches Löschen zu verhindern, müssen Sie zuerst das angegebene Wort eingeben, bevor die endgültige Löschtaste verfügbar wird.


Felder löschen (für die Objekttypverwaltung)
Seien Sie beim Löschen von Feldern vorsichtig. Wenn Sie ein Feld aus der Struktur eines Objekttyps löschen, werden auch alle für dieses Feld in den zugehörigen Objekten eingegebenen Werte gelöscht. Das Löschen eines Felds kann daher eine große Anzahl von Objekten betreffen und muss sorgfältig durchgeführt werden. Um unbeabsichtigten Datenverlust zu vermeiden, kann nur ein Benutzer mit Administratorrechten ein Feld aus der Struktur löschen.

Wenn ein Element von mehreren Objekttypen verwendet wird, werden gelöschte Felder einschließlich aller eingegebenen Daten aus allen Objekttypen gelöscht, die dieses Element verwenden.

Prüfen Sie daher immer zuerst:

1. Welche Objekttypen verwenden das betreffende Element?
2. Ob die Daten an anderer Stelle benötigt werden.

Diese Übersicht finden Sie über das Zahnradsymbol im Elementmanager.

Felder verwalten

Feldtyp ändern (unter Objekttypverwaltung)
Die Änderung des Feldtyps wirkt sich auf die bereits im Feld gespeicherten Daten aus. Wenn Sie den Feldtyp für ein einzelnes Objekt ändern, gehen die vorhandenen Inhalte dieses Felds verloren. Dies gilt unabhängig davon, in welchen Feldtyp Sie das Feld ändern, z. B. von einem Textfeld in eine Liste oder von einem Textfeld in ein Textfeld. Wenn Sie den Feldtyp innerhalb der Struktur eines Objekttyps ändern, gehen die vorhandenen Inhalte dieses Felds für alle Objekte verloren, die diese Struktur verwenden. Die Änderung eines Feldtyps muss daher mit besonderer Vorsicht erfolgen. Um unbeabsichtigten Datenverlust zu vermeiden, kann nur ein Benutzer mit Administratorrechten den Feldtyp ändern.


Feldvalidierung einrichten
Die Validierung eines Feldes lässt sich konfigurieren. KLEKSI bietet eine Option, mit der Sie festlegen können, ob ein Feld erforderlich ist. Dies ist für Felder gedacht, die für ein Objekt nur minimal ausgefüllt werden sollen. Solange das Feld leer ist, wird dies durch einen roten Punkt angezeigt. Sobald das Feld ausgefüllt ist, wird der Punkt grün. So erkennen Sie auf einen Blick, ob die erforderlichen Mindestdaten vorhanden sind.

Auf unserer Roadmap: Wir fügen der Objektübersicht Sortier- und Filteroptionen hinzu. Wenn Sie beispielsweise vier Felder als Pflichtfelder festgelegt haben, wird angezeigt, dass ein Objekt zu 100 % ausgefüllt ist, sobald alle vier Felder ausgefüllt sind, oder zu 75 %, wenn nur drei der vier Pflichtfelder ausgefüllt sind.

„Verwenden als“ festlegen
Neben den anderen Feldeinstellungen können Sie in KLEKSI auch die Funktion eines Feldes festlegen. Standardmäßig hat jedes neue Feld die Funktion „Standard“. Bei Bedarf können Sie einem Feld eine spezifische Funktion zuweisen.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

• Als „Standard“ verwenden
  Dies ist die Standardfunktion eines Feldes. Das Feld hat innerhalb von KLEKSI keine spezielle Funktion und kann frei zur Datenerfassung verwendet werden.
  
  
• Als „Titel/Name“ verwenden
  Hiermit wird festgelegt, welches Feld als Titel oder Name eines Objekts verwendet wird. Der Inhalt dieses Felds dient dazu, das Objekt innerhalb von KLEKSI und in Teilen der öffentlichen Umgebung erkennbar darzustellen. Diese Feldeinstellung ist nur für den Feldtyp „Textfeld“ verfügbar.
  
  
• Als „Untertitel“ verwenden
  Hiermit wird festgelegt, welches Feld als Untertitel verwendet wird. Auf der Detailseite im Frontend wird dieser Wert direkt unter dem Titel oder Namen des Objekts angezeigt. Diese Feldeinstellung ist nur für den Feldtyp „Textfeld“ verfügbar.
  
  
• Als „Beschreibung“ verwenden
  Hiermit wird festgelegt, welches Feld als öffentliche Beschreibung des Objekts verwendet wird. Auf der Detailseite im Frontend wird dieser Text unterhalb des Titels und Untertitels angezeigt. Zusätzlich kann der Inhalt dieses Felds für die Vorlesefunktion genutzt werden, sodass Besucher mit Legasthenie, Sehbehinderung oder anderen Leseschwierigkeiten sich die Beschreibung vorlesen lassen können. Diese Feldeinstellung ist nur für den Typ „Textfeld“ verfügbar.
  
  
• Als „Standort“ verwenden
  Die ursprüngliche Funktion dieses Feldes besteht darin, den Standort eines Objekts im Frontend anzuzeigen. Das Standortfeld kann jedoch auch für andere Zwecke verwendet werden. Beispielsweise können Sie hier ein Jahr, einen Hersteller, einen Ortsnamen oder einen anderen relevanten Wert anzeigen lassen, den Sie dem Besucher an einer festen Position auf der Detailseite präsentieren möchten. Diese Feldeinstellung ist nur für den Feldtyp „Textfeld“ möglich.

Kurze Erklärung

Mit der Option „Verwenden als “ können Sie bestimmten Feldern eine spezielle Funktion zuweisen. Ein Feld dient dann nicht nur der Datenerfassung, sondern erhält auch eine spezifische Rolle innerhalb von KLEKSI und optional im Frontend.

Verwenden Sie ein anderes Feld als Titel
Wenn alle Felder auf „Standard“ eingestellt sind, fügt KLEKSI automatisch jedem Objekt eine separate Titelgruppe mit dem Titelfeld hinzu. Alternativ können Sie auch ein vorhandenes Textfeld als Titelfeld verwenden. Beispielsweise können Sie in einer Sammlung von Gebetskarten das Feld „Nachname“ als Titelfeld festlegen. Das automatisch generierte Titelfeld wird dann weggelassen. Dies ist besonders nützlich für Sammlungen, in denen Objekte keinen eigentlichen Titel haben, sondern ein anderes Datum besser zur Identifizierung des Objekts geeignet ist. Wenn ein Benutzer anschließend ein neues Objekt erstellt, fordert KLEKSI ihn nicht mehr auf, zuerst einen Titel einzugeben, sondern in diesem Beispiel den Nachnamen.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie das Titelfeld in eine bestehende Gruppe oder ein bestehendes Element einfügen können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, eine separate Gruppe oder ein separates Element nur für den Titel zu verwenden. Dies führt zu einem logischeren und übersichtlicheren Layout des Anmeldeformulars.


Verwendung des Titelfelds im Frontend
Das als Titel festgelegte Feld dient nicht nur bei der Registrierung neuer Objekte einer Funktion, sondern wird auch bei der Darstellung von Objekten im Frontend verwendet.

Der Wert dieses Feldes wird unter anderem für Folgendes verwendet:

• Titel in der Ergebnisübersicht: der Text, der unter dem Bild eines Objekts angezeigt wird.
• Titel auf der Detailseite: Der Titel, der oben auf der Detailseite des Objekts angezeigt wird.

Durch die Festlegung eines geeigneten Feldes als Titelfeld bestimmen Sie somit auch, wie Objekte den Besuchern präsentiert werden.


Weitere Funktionen von „Verwenden als“
Neben der Möglichkeit, ein Titelfeld festzulegen, bietet „Verwenden als“ weitere Funktionen, unter anderem zur Darstellung von Daten im Frontend. So können Sie beispielsweise ein Feld als Untertitel festlegen. Hierfür können Sie einen Ortsnamen, ein Datum oder andere relevante Daten verwenden, die zusätzliche Informationen zum Objekt liefern. Auf diese Weise entscheiden Sie selbst, welche erfassten Daten in der Präsentation Ihrer Sammlung prominent platziert werden.

Ausgangspunkt für diese Feldeinstellungen ist daher in erster Linie: Welche Daten möchten Sie im Frontend verwenden und anzeigen? Und weniger: Welches Feld möchten Sie verwenden, um ein Objekt zu registrieren?



Wichtig
Ein Objekttyp kann nicht geändert werden. Sobald ein Objekt registriert ist, lässt sich der gewählte Objekttyp nicht mehr ändern. Dies ist eine bewusste Entscheidung von KLEKSI, da jeder Objekttyp seine eigene Struktur mit spezifischen Feldern besitzt. Würde ein Objekttyp nachträglich geändert, bestünde die Gefahr von Datenverlust, da bestimmte Felder im neuen Objekttyp nicht vorhanden sind. Haben Sie versehentlich den falschen Objekttyp ausgewählt? Dann muss das Objekt mit dem korrekten Objekttyp neu registriert werden. Prüfen Sie daher vor dem Anlegen eines neuen Objekts immer sorgfältig, ob Sie den richtigen Objekttyp ausgewählt haben.

Es ist übrigens nicht möglich, einzelne Felder separat in ein anderes Element zu verschieben. Sie können jedoch ganze Elemente in eine andere Gruppe ziehen. Dabei bleiben alle vorhandenen Daten erhalten.