Vroeger werden collecties handmatig op papier gearchiveerd maar vandaag de dag bewaart men collecties digitaal. Digitale data is makkelijk doorzoekbaar wat heel handig is bij het organiseren van een tentoonstellingen en bij het doen van een onderzoek.
Daarnaast heeft men elk moment inzage welke objecten in depot liggen en eventueel uitgeleend of voor tentoonstellingen gebruikt kunnen worden. Ondanks dat er al meerdere aanbieders van dergelijke collectieregistratiesystemen bestaan is KLEKSI op de markt gekomen. KLEKSI is ontwikkeld door Sofco, een bedrijf gelegen in het Limburgse Heibloem in de gemeente Leudal. Sofco heeft ruim 20 jaar lang websites, webshops, online applicaties en maatwerk software ontwikkelt voor meer dan 200 bedrijven en organisaties in Nederland, België en Duitsland. In 2020 werd Sofco benaderd door Museum Thorn, die inmiddels bekend waren met de diensten van Sofco, voor het ontwikkelen van een nieuw collectieregistratiesysteem voor hun museum. Al snel werd duidelijk dat het ontwikkelen van een dergelijk systeem redelijk gecompliceerd is en dus een hoge investering vereist. Uit gesprekken met het museum werd duidelijk dat er wellicht meer musea en erfgoedinstellingen interesse zouden kunnen hebben naar een nieuw gebruiksvriendelijk systeem. Dit heeft Sofco overgehaald om in samenwerking met het museum een dergelijk systeem te ontwikkelen en als product in de markt te zetten.
Kort daarna is de naam KLEKSI ontstaan. Deze naam is een verbastering van het Limburse woord 'collectie'. De naam is lekker kort, zegt meteen wat het is en ook niet onbelangrijk, de domeinnamen waren nog vrij. Daarnaast is de naam ook internationaal makkelijk te begrijpen/herleiden (collection, kollektion,kolleksiya,koleksi,collezione, etc...). In januari 2021 is Sofco aan de slag gegaan met het ontwikkelen van het systeem. Samen met Museum thorn werd de basis van het systeem gelegd. Hoofdzaak was; het moest gebruiksvriendelijk zijn en makkelijk overdraagbaar aan vrijwilligers die de conservator bijstaan bij het invoeren van gegevens.
Een half jaar later, in juni 2021 werd het systeem met de, voor Museum Thorn, gewenste functies opgeleverd. De data die men eerder al had verzameld in een ander systeem werden door Sofco kosteloos overgezet naar de KLEKSI omgeving. Na een korte uitleg van minder dan 30 minuten kon de conservator van Museum Thorn, dhr. Mat Rongen, alweer verder werken aan zijn collectie. Alleen nu sneller, efficiënter en meer flexibel. Twee weken later vertelde hij verheugd dat hij met succes uitleg had gegeven aan een tweede persoon die aan de (digitale) collectie doet werken. Dit was voor Sofco het mooiste bewijs dat het gelukt was een gebruiksvriendelijk systeem te hebben ontwikkeld.
