Früher wurden Sammlungen manuell auf Papier archiviert, heute werden Sammlungen digital aufbewahrt. Digitale Daten sind leicht durchsuchbar, was bei der Organisation von Ausstellungen und bei der Durchführung von Recherchen sehr nützlich ist.
Außerdem können Sie jederzeit einsehen, welche Objekte eingelagert sind und welche ausgeliehen oder für Ausstellungen genutzt werden können. Obwohl es bereits mehrere Anbieter solcher Sammlungsregistrierungssysteme gibt, ist KLEKSI in den Markt eingetreten. KLEKSI wurde von Sofco entwickelt, einem Unternehmen mit Sitz in Heibloem, Limburg, in der Gemeinde Leudal. Seit mehr als 20 Jahren entwickelt Sofco Websites, Webshops, Online-Anwendungen und kundenspezifische Software für mehr als 200 Unternehmen und Organisationen in den Niederlanden, Belgien und Deutschland. Im Jahr 2020 wurde Sofco von Museum Thorn, das inzwischen mit den Dienstleistungen von Sofco vertraut war, gebeten, ein neues Sammlungsregistrierungssystem für sein Museum zu entwickeln. Es wurde schnell klar, dass die Entwicklung eines solchen Systems ziemlich kompliziert ist und daher eine hohe Investition erfordert. Aus Gesprächen mit dem Museum wurde deutlich, dass weitere Museen und Kulturerbeeinrichtungen an einem neuen benutzerfreundlichen System interessiert sein könnten. Dies hat Sofco bewogen, ein solches System in Zusammenarbeit mit dem Museum zu entwickeln und als Produkt zu vermarkten.
Kurz darauf entstand der Name KLEKSI. Dieser Name ist eine Verballhornung des Limbursischen Wortes „Sammlung“. Der Name ist schön kurz, sagt sofort worum es geht und auch nicht unwichtig, die Domainnamen waren noch frei. Außerdem ist der Name auch international leicht verständlich/reduzierbar (Sammlung, kollektion, kolleksiya, koleksi, collezione, etc...). Im Januar 2021 begann Sofco mit der Entwicklung des Systems. Gemeinsam mit dem Museum Thorn wurde der Grundstein des Systems gelegt. Hauptsache war; es musste benutzerfreundlich und leicht auf Freiwillige übertragbar sein, die den Kurator bei der Dateneingabe unterstützen.
Ein halbes Jahr später, im Juni 2021, wurde das System mit den gewünschten Funktionen für das Museum Thorn geliefert. Die zuvor in einem anderen System erfassten Daten wurden von Sofco kostenlos in die KLEKSI-Umgebung übertragen. Nach einer kurzen Erklärung von weniger als 30 Minuten erklärt der Kurator des Museums Thorn, Hr. Mat Rongen, der weiter an seiner Sammlung arbeitet. Nur jetzt schneller, effizienter und flexibler. Zwei Wochen später erzählte er freudig, dass er es einer zweiten Person, die an der (digitalen) Sammlung arbeitet, erfolgreich erklärt habe. Dies war für Sofco der beste Beweis dafür, dass es gelungen war, ein benutzerfreundliches System zu entwickeln.
